Préparer un budget… Avec la nouvelle année, responsables de départements et services financiers sont en pleine effervescence. L’exercice, pourtant répété chaque année, reste encore souvent, dans bien des entreprises, une véritable épreuve. Sa difficulté réside notamment dans le nombre et la complexité d’enchaînement des intervenants. De département en département, différentes hypothèses sont évaluées, comparées. Des décisions sont prises, des chiffres sont agrégés. Et un résultat finit par émerger.

Le but de l’exercice est de prévoir les investissements, de mettre en avant les besoins en personnel ou en matériel, de délimiter les besoins en fonds de roulement tout au long de l’année. Par sa nature même, il n’est pas linéaire, mais itératif. Aux demandes initiales du responsable financier, répondent les estimations des uns et des autres.

Pour Chris Marcilla, partner chez ACCM, une des premières difficultés réside dans les hypothèses de base. « Comment décider, en début d’année, si l’activité, 12 mois plus tard, va être celle que l’on pense ? » Plutôt qu’un budget unique, la solution ne serait-elle pas plutôt le travail sur différents scénarios complémentaires, allant du pire au meilleur ? Les plans d’affaires des jeunes pousses sont construits sur ces principes, et les budgets pourraient l’être également. « Le problème vient alors de savoir et de comprendre comment travailler, échanger les informations, expliquer les choix. » Une augmentation de l’activité peut ainsi résulter d’une meilleure efficacité commerciale…

Des outils à adopter

Mais si l’on embauchait un commercial supplémentaire ? Quelles seraient les incidences sur le budget ? Entre son efficacité, plus faible au début, mais croissante au fur et à mesure du temps, c’est une ligne et une complexité supplémentaires. Et si l’activité croît, il sera probablement nécessaire d’investir dans une machine supplémentaire. D’où un investissement, peut-être, non prévu…

Selon Chris Marcilla, « il existe aujourd’hui des outils qui permettent de dépasser le stade du fichier Excel que l’on s’échange. Préparer un budget à partir d’un tableur est particulièrement compliqué. » De nombreux éditeurs proposent ainsi aujourd’hui des outils permettant aux différentes parties prenantes de manipuler les différentes variables, et de multiplier les scénarios, tout en permettant à chacun d’y apporter sa pierre.

Et que faire, une fois ces préparations achevées ? Trop souvent, le budget prévisionnel ne survit pas au premiers mois de l’année. La somme d’impondérables qui remettent en cause les prévisions le transforment trop souvent en un document vide de sens et trop lourd de conséquences. Ici encore, les outils peuvent aider : « Il est possible de suivre, directement, ce qui est réalisé, et ce qui reste à réaliser. » Et ce suivi permet ainsi une meilleure réactivité, en permettant de réagir de manière correcte… et rapide.

Des ventes meilleures que prévu ? La hausse des coûts d’approvisionnement ? Ceci est possible, mais passe nécessairement par l’adoption de méthodes de travail adaptées… En effet, les outils ne valent que par l’usage qui en est fait. Aux entreprises de les découvrir, et de les adopter.