La dématérialisation et l’externalisation touchent de nombreux domaines d’une entreprise. La gestion des salaires est certainement le plus sensible.

Il est des entreprises qui ont franchi le Rubicon vers les berges de la dématérialisation et d’une gestion externalisée d’une partie de leurs ressources humaines. La banque Mizuho Trust & Banking, qui emploie actuellement quelque 110 salariés, est dans cette démarche. « Notre système de gestion commence à montrer ses limites. Nous avons donc réfléchi à l’externaliser. Ce projet, aujourd’hui en phase de validation, sera lancé durant le premier trimestre 2012 », indique Jennifer Cunningham, department head of human resources & general administration. Outre la modernisation du système actuel, la banque a surtout cherché à optimiser ses ressources, de différentes manières : « Notre volonté est, en substance, d’intégrer un outil stratégique permettant de gérer plus efficacement le capital humain. Mais aussi de faciliter la vie de chacun de nos collaborateurs et de réduire significativement la charge administrative », déclare-t-elle.

Plus concrètement, la nouvelle plate-forme qui s’élabore permettra une gestion optimisée du temps de travail de chaque salarié et apportera une visibilité actualisée, en temps réel, des présences, des absences, des heures supplémentaires, etc. L’objectif est aussi de contribuer à un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle de l’ensemble des collaborateurs. Et les cadres et managers pourront également mieux gérer la présence de chaque membre de leur équipe : « Si un employé fait de nombreuses heures supplémentaires, par exemple, il sera important d’en connaître les raisons et éventuellement de planifier la création d’un nouveau poste de travail, si cela est jugé nécessaire. Le but de cet outil est d’optimiser la gestion des ressources humaines et de dégager du temps pour mettre en place des projets d’amélioration du bien-être au travail », argumente Jennifer Cunningham.

Une relation de confiance

Pour la banque, cet outil, outre la gestion des salaires, du temps et des accès, se veut une solution bien plus large, incluant tous les aspects de la gestion du personnel, dans son acception la plus étendue. « Ce système permettra de définir des indicateurs pertinents pour mieux comprendre les variations de la masse salariale. Il doit aussi nous aider à mieux appréhender les problématiques actuelles de la structure afin de réduire le temps de réaction. La gestion des employés s’en retrouve ainsi plus humanisée », considère Jennifer Cunningham. Définitivement obsolescents, donc, les fichiers Access et Excel, passés à la trappe au profit d’une base de données unique, disponible sur un serveur externalisé. « Pour ce type d’externalisation, une relation de confiance forte avec notre partenaire est indispensable », reconnaît toutefois la DRH de Mizuho Trust & Banking, qui poursuit : « Nous avons su tisser une relation étroite au travers de la gestion des salaires et nos partenaires ont toujours su répondre présents. »

Quant aux différents aspects liés à la sécurité, le système a été validé par le responsable IT de la banque. D’autres solutions, reconnues pour leur performance, courent le marché. Mais de l’avis de Jennifer Cunningham, « elles ne sont pas forcément adaptées à des structures telles que la nôtre, car pas assez flexibles et plus onéreuses. Nous recherchions un système modulable en interne, à la fois selon nos propres besoins et selon les obligations légales. » Dans cette optique, après la mise en place de cette plate-forme, la deuxième étape consistera en l’intégration d’un module complémentaire qui permettra aux employés de gérer leurs données personnelles et même d’avoir accès à leurs dernières fiches de salaire.