Déchargées de cette mission administrative fastidieuse, les équipes RH peuvent consacrer le temps ainsi libéré à des activités plus stratégiques!

Papier, impression, mise sous pli… on estime à près de 2 euros le coût d’émission d’un bulletin de salaire – hors affranchissement. Sans compter les frais cachés liés à la distribution en interne ou aux sollicitations du service RH pour émettre des duplicata. Grâce à la dématérialisation et aux bulletins transmis par e-mail ou mis à disposition dans le cloud, ce coût est ramené à quelques centimes. Économies et efficacité plaident donc en faveur de la digitalisation du bulletin de salaire.

Assurer la confidentialité des documents de salaire 

Il faut toutefois respecter les exigences réglementaires liées aux bulletins de salaire et proposer un format pérenne de document auquel le salarié a facilement accès et dont l’employeur est en mesure de prouver la délivrance. L’entreprise doit aussi et surtout garantir la confidentialité des informations. Sur ce point, la transmission d’un bulletin en PDF par e-mail ou la mise à disposition sur un intranet n’apportent pas suffisamment de garanties.

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers les plates-formes de type coffres-forts numériques, à l’image des principales sociétés d’intérim nationales, de Securex ou de Kuehne + Nagel, qui confient la distribution des fiches de paie de leurs salariés à la solution AdminBox, développée par UnifiedPost.

Alain Dujardin, directeur d’UnifiedPost Luxembourg, explique mettre à disposition «un environnement de réception chiffré et personnel, géré par le salarié grâce à un mot de passe connu de lui seul. Ce gage de confidentialité totale, conforté par notre certification ISAE 3402/2 qui inclut cette année le RGPD, est un argument de poids pour convertir les salariés à la digitalisation du bulletin, tout comme la fonction d’archivage légal de 10 ans, également assuré par AdminBox, y compris en cas de changement d’employeur.» 

Convaincre les salariés

Car l’un des freins à la digitalisation de la fiche de paie reste le salarié, parfois fortement attaché au traditionnel bulletin papier. Plus qu’un attachement, le format papier est un droit, auquel l’entreprise ne peut déroger. Si Alain Dujardin précise que «pratiquement aucun client ne parvient à émettre 100% des fiches de salaire au format numérique», il confirme la tendance forte de la digitalisation des bulletins de paie, portée par les entreprises et le plus souvent bien accueillie par les salariés.

Quant aux irréductibles du format papier, Alain Dujardin sait les rassurer: «pour les salariés qui en font la demande, nous sommes en mesure de ‘rematérialiser’ la fiche de salaire. Le document est imprimé et mis sous pli par UnifiedPost puis transmis par voie postale ou envoyé à l’entreprise pour distribution.»