À quelle problématique RH la solution de coffre-fort électronique de SeeZam vient-elle répondre?
La fonction RH se digitalise. Microtis, avec ses solutions logicielles adossées à une réelle expertise, y contribue d’ailleurs fortement. Dans ce contexte, le papier est en voie de disparition. Aujourd’hui, la fiche de salaire apparaît encore souvent comme le dernier vestige du papier au cœur de l’entreprise. C’est en outre un vestige qui coûte cher. Le matériel d’impression, l’encre, le papier, le timbre, le temps nécessaire à la mise sous pli… On évalue le coût de distribution d’une fiche de salaire sur papier à un montant annuel situé entre 30 et 35 euros.
La digitalisation de la fiche de salaire permettrait donc de faire des économies…
Oui, très certainement. D’autant plus que, aujourd’hui, avec les solutions d’automatisation, on peut gagner beaucoup de temps. Mais la digitalisation de la fiche de salaire contenant des données particulièrement sensibles ainsi que sa distribution doivent se faire en répondant à des exigences réglementaires dans le but de garantir la confidentialité du document. En la matière, il faut tenir compte de quatre impératifs. La fiche de paie doit être mise à disposition dans un format pérenne. L’employé doit pouvoir y accéder facilement. L’employeur doit pouvoir prouver qu’elle a bien été délivrée. Enfin, la confidentialité du document doit être garantie.
Quelles sont les pratiques courantes dans les entreprises qui choisissent de digitaliser leur service RH?
Aujourd’hui, plusieurs pratiques coexistent pour effectuer cette distribution digitale de la fiche de salaire. Ces pratiques présentent souvent des défauts. Par exemple, la mise à disposition sur l’intranet de l’entreprise présente des problèmes de confidentialité et d’accès. La limitation du périmètre d’accès à l’information, et notamment aux fiches de salaires, est difficile à garantir. D’autre part, les documents demeurant sur un service interne risquent de ne plus être accessibles pour l’employé dès que celui-ci quitte l’entreprise.
D’autres acteurs choisissent d’envoyer les fiches de paie par e-mail. Or, dans beaucoup d’entreprises, la question de la confidentialité des e-mails peut-être posée. Le problème d’accès, si l’employé quitte l’entreprise, se pose aussi. De plus, on ne peut garantir la réception par le destinataire. J’ai été confronté à des cas où les fiches de paie étaient envoyées sur une boîte mail accessible à d’autres personnes que le destinataire, avec les complications que cela peut comporter, notamment dans des cas de séparation tendue.
Dans quelle mesure le coffre-fort numérique est-il intéressant?
Le coffre-fort est un réceptacle des documents auquel seul le destinataire a accès, après une étape d’authentification forte. Une fois qu’un document est déposé dans le coffre, personne d’autre ne peut y accéder en dehors de son titulaire. L’utilisateur est simplement prévenu par un mail qui notifie un dépôt. Le coffre est mis à disposition par l’employeur, mais il appartient à l’employé. Le service est souscrit à l’année, pour une durée d’un an. Si la relation contractuelle devait cesser à un moment donné, l’utilisateur serait invité en temps voulus par nos services à récupérer ses documents ou à prolonger l’abonnement au service. S’il change d’entreprise, l’utilisateur n’aura qu’à donner une autorisation de dépôt à son nouvel employeur qui reprendra le financement du coffre à son actif. On peut garantir, avec un haut niveau de cryptage des documents, une confidentialité extrême. Au final, l’ensemble des documents est stocké et accessible en un point central. L’utilisateur peut aussi décider d’y placer d’autres informations numériques, comme des mots de passe, des photos de bijoux, des copies de passeport, qui pourraient lui être utiles.
Quels sont les avantages, pour les gestionnaires RH, de recourir à une telle solution?
Dans notre partenariat avec Microtis, l’établissement des fiches de paie via Gesper Salaires et leur distribution à travers les coffres-forts virtuels peut se faire de manière entièrement automatisée. Pour les responsables RH, cela représente des gains de temps et d’efficacité importants. Après la période de mise en place, durant laquelle les gestionnaires seront encore souvent sollicités pour répondre aux questions des utilisateurs, on estime que le coût de la distribution via la solution SeeZam varie entre 18 et 30 euros par an et par employé, en fonction du nombre d’utilisateurs. Par rapport à la distribution papier, l’entreprise peut espérer gagner une dizaine d’euros par an et par employé. Pour le responsable RH, le temps gagné peut surtout être mis à profit pour remplir d’autres fonctions créatrices de valeur pour l’entreprise.