L’éventail des solutions RH n’a jamais été aussi étendu. D’une aide indéniable pour gagner en efficacité, ces solutions doivent être adaptées aux spécificités de chaque entreprise. Ainsi, chez EFA (European Fund Administration), la priorité était de concevoir une solution permettant de gérer le temps de travail.«Nous devions prendre en compte le fait que, en tant qu’administrateur central des OPC, nous connaissons des contraintes de productions journalières qui nécessitent d’avoir une large plage horaire (de 5 heures à 22 heures). Cela induit des débuts et des fins de poste différents selon les départements et les collaborateurs, précise Émile Lutgen, directeur des ressources humaines d’EFA. De plus, nous sommes confrontés à de fortes variations de volume: nous pouvons tout aussi bien avoir un jour 5.000 ordres de clients, le jour suivant 15.000 et le jour d’après 10.000. Enfin, certaines équipes travaillent également les jours fériés, voire, parfois, le week-end.»
L’outil de time management mis en place en 2008 (nommé «EFA Time») a été conçu en interne, sur base des logiciels SharePoint. En parallèle au développement de la solution, le département RH a mis en place un règlement de travail ouvrant la porte à plus de flexibilité (un compte épargne-temps vise à moduler les présences de chaque collaborateur). Tout au long du processus, la délégation du personnel a eu voix au chapitre.
Si, durant une semaine, quelqu’un travaille 48 heures pour répondre à un besoin de travail accru, les huit heures supplémentaires pourront être récupérées à un moment de moindre activité de son département, période à définir avec le manager. «Accomplir huit heures par jour, quel que soit le volume de travail, est un schéma qui a vécu.» Si un collaborateur travaille effectivement six heures, deux heures improductives lui sont payées; s'il doit travailler durant 10 heures, sa rétribution sera majorée de deux heures supplémentaires... «Avec notre système gagnant-gagnant, un salarié peut quitter son poste après six heures de prestation réelle et profiter de moments libérés pour des activités privées. En cas de volume de travail plus faible un jour déterminé, EFA incite carrément ses employés à quitter le bureau plus tôt», ajoute M. Lutgen.
Ce message, il fallait le faire passer, car au travers de cette plus grande flexibilité, c’est une autre conception du temps de travail que les collaborateurs devaient intégrer, une conception loin de la simple notion de présence.
L’élaboration de l’outil a donc donné l’occasion aux quelque 500 employés d’EFA de repenser le temps de travail. Après avoir rédigé un cahier des charges, en collaboration avec le département IT, le service RH a visité chaque département de l’entreprise afin d’identifier ses contraintes horaires. Puis, cinq groupes pilotes d’une dizaine de personnes ont été créés afin de tester le produit EFA Time, faire remonter les problèmes rencontrés et suggérer des pistes d’améliorations. Des séances de présentation ont alors précisé à tous les salariés les tenants et aboutissants du time management. Enfin, avant la mise en place, deux séances d’information sur la solution en elle-même ont permis aux équipes de se familiariser avec le système informatique.
«L’ensemble de notre personnel a ainsi été impliqué, sur base de volontariat au départ pour les groupes pilotes, puis au travers des séances d’informations et de présentation de la solution. Nous avons ensuite mis en place un help desk au niveau des RH, souligne M.Lutgen. Mais, de manière générale, cette gestion du temps de travail est très bien entrée dans les mœurs.»
L’année dernière, un tour de table entre RH, IT et délégation du personnel a donné le départ d’une nouvelle réflexion sur base des points faibles de la solution actuelle. Dès lors, au-delà d’un premier bilan satisfaisant, EFA est en train d’examiner plusieurs pistes en vue de faire évoluer le système actuel. Dans tous les cas, il faudra un outil de time management performant, adapté aux besoins de la société. Et auquel les utilisateurs adhèrent…