Madame Giersch, pouvez-vous nous présenter Hogan Lovells en quelques mots?

«Hogan Lovells est né de la fusion, en 2010, de deux cabinets d’envergure internationale: l’américain Hogan & Hartson et le britannique Lovells. Hogan Lovells est actif, à travers le monde, via un réseau de plus de 40 bureaux et 2.500 avocats. Le cabinet fait partie des 10 plus importants prestataires de services juridiques au monde. L’ouverture de l’étude au Luxembourg date quant à elle d’août 2013. Le cabinet a démarré ses activités avec sept personnes dont trois associés. Mais il s’est très rapidement développé, aujourd’hui il compte 22 collaborateurs. Nous sommes actifs dans quatre domaines: le droit des sociétés, les fonds d’investissement, la fiscalité et le domaine financier.

Le cabinet s’est tout d’abord installé à Bertrange avant d’emménager au Kirchberg. Qu’est-ce qui a motivé ce déménagement?

«En 2013, nous nous sommes effectivement installés dans les locaux du Legicenter, le centre d’affaires dédié aux avocats, car cela nous permettait d’ouvrir rapidement l’étude.
Mais nous savions, dès le départ, que c’était une installation transitoire. L’endroit ne répondait pas à tous nos besoins, notamment en termes d’équipements et de logistique. Notre forte croissance nous a également amenés à accélérer notre déménagement, le 1^er septembre dernier, dans des locaux plus grands. Nous disposons aujourd’hui d’une surface de 730 m².

Pourquoi avoir choisi de vous installer au Kirchberg?

«Nous souhaitions nous installer dans la capitale. Notre première ambition était de trouver des bureaux au centre-ville afin de bénéficier de tous les avantages offerts par la cité en termes de loisirs, de restauration ou de commerces. Mais aucun des espaces que nous avons visités n’a finalement répondu à nos critères. Nous avions besoin d’une surface répartie sur un seul étage afin de faciliter les échanges entre l’ensemble des collaborateurs. Il était également exclu d’intégrer un open space car les avocats ont besoin de calme pour se concentrer et échanger en toute confidentialité avec leurs clients et que la plupart de ces échanges se font par téléphone. Il était également important de s’installer dans un immeuble qui offrait des possibilités d’extension car l’équipe va encore s’étoffer dans les années à venir. Depuis que nous sommes installés au Kirchberg, nous avons déjà recruté cinq nouveaux collaborateurs. Les bureaux actuels nous permettent d’accueillir 28 personnes. Nous avons donc un tout petit peu de marge. Nous sommes en recrutement permanent. Notre ambition est de former une équipe d’une quarantaine de personnes d’ici 2020. Nous bénéficions donc de certaines options pour d’autres bureaux dans l’immeuble. L’une des difficultés rencontrées à l’occasion de ce déménagement, compte tenu des tarifs des loyers, a d’ailleurs été de bien dimensionner nos besoins pour optimiser les coûts.

Tous ces critères étaient donc réunis au sein de l’immeuble Unico où vous vous êtes installés?

«Effectivement. Le Kirchberg faisait partie des quartiers privilégiés. L’immeuble Unico qui nous accueille est situé à proximité de l’hôpital. Cet endroit du Kirchberg a l’avantage de disposer de pas mal de commerces et de restaurants par rapport à d’autres rues du quartier. Si d’autres restaurants ou cafés permettant de boire un verre ou de déjeuner avec un client ouvraient leurs portes, ce serait encore plus agréable mais l’environnement reste appréciable. Le choix du Kirchberg était également en phase avec la politique de Hogan Lovells qui a pour habitude de privilégier des installations dans les quartiers d’affaires des villes où il est présent. Comme il n’est pas facile de se garer, nous avons loué des places de parking à proximité pour le personnel, en plus des quelques emplacements mis à notre disposition au sein de l’immeuble et qui sont réservés aux associés et à nos clients. Au registre des avantages, nos bureaux sont accessibles sept jours sur sept et 24 heures sur 24, ce qui est essentiel pour nous car la grande majorité de nos clients est à l’étranger, aux États-Unis notamment. Les bureaux sont généralement occupés de 8 heures à 20 heures, mais parfois plus tardivement encore.

Il était exclu d’intégrer un open space car les avocats ont besoin d’échanger en toute confidentialité avec leurs clients

Avez-vous procédé à des aménagements importants?

«L’endroit était brut. Nous avons donc pu organiser l’espace à notre convenance avec des salles de réunion, une grande salle de réception, des bureaux individuels et un petit open space pour le secrétariat. Nous disposons également d’une cuisine et d’une bibliothèque qui sont deux espaces de convivialité où toute l’équipe peut se retrouver pour des échanges plus informels.
Les bureaux ont pour gros intérêt d’être baignés de lumière grâce à de grandes baies vitrées et des cloisons transparentes. Pour nous aider dans l’aménagement des lieux, nous avons fait appel aux services de la société Tetris Design & Build (filiale de JLL, cette entreprise est spécialisée dans l’aménagement des espaces professionnels) et nous avons bénéficié de l’accompagnement de la personne en charge de ce type d’opérations pour le réseau Hogan Lovells puisqu’il nous fallait en partie respecter un cahier des charges en matière de décoration notamment. L’ensemble des travaux, y compris les installations techniques et informatiques, a duré environ six mois.

En matière de décoration, l’équipe a-t-elle eu son mot à dire?

«Oui, nous avons d’ailleurs fait du shopping à Luxembourg pour acheter du mobilier. L’ensemble du personnel a effectivement été convié à s’exprimer en la matière pour apporter sa petite touche personnelle à la décoration. Nous formons une petite équipe, tout le monde s’est donc impliqué dans l’opération, d’une manière ou d’une autre.
Il faut savoir que nous n’avons pas interrompu nos activités pour le déménagement qui s’est déroulé sur un week-end. Le vendredi soir tous les employés ont bouclé leurs affaires et le lundi tout le monde était donc à son poste et opérationnel. Ce d’autant plus rapidement que nous n’avons pas eu besoin de repenser nos méthodes de travail en profondeur afin de les adapter à la configuration des lieux. Mais nos procédures ont forcément un peu évolué au fil des mois depuis, dans
la mesure où nous avons accueilli de nouveaux collaborateurs.

Cela a été une belle aventure même si certaines périodes ont été plus stressantes que d’autres

Ce déménagement s’est-il accompagné d’une campagne d’information et de communication, ne serait-ce que pour communiquer sur votre nouvelle adresse?

«Comme je le disais précédemment, la grande majorité de nos clients est à l’étranger et est du même coup rarement amenée à nous rendre visite. Il était donc inutile d’initier une grosse campagne de communication en direction du grand public. Nous avons informé notre clientèle via notre newsletter. Nos e-mails ont également servi de support d’information grâce à un petit logo soulignant notre nouvelle adresse. En ce qui concerne l’inauguration officielle des lieux, elle se fera sans doute en 2015 mais pour l’heure ni la date ni la forme qu’elle pourrait prendre ne sont encore définies.

Vous avez personnellement piloté ce projet en interne. Qu’en retenez-vous?

«Avec le recul, je dirais que ça a été un joli challenge et une belle aventure même si certaines périodes ont été plus stressantes que d’autres. Le fait de solliciter l’avis de tous est une source d’enrichissement mais il faut également jongler avec
les desiderata et faire des choix, ce qui n’est pas toujours simple. Que l’on organise un déménagement pour 20 ou pour 100 personnes, j’imagine que c’est un peu la même chose en termes d’implication et de suivi. S’il fallait le refaire, je le referais surtout qu’il y a des erreurs que je ne commettrais plus. Cela a été un travail d’équipe et nous sommes fiers que tout se soit bien passé.

Pas le moindre mauvais souvenir?

«Non, en tout cas pas tout au long des mois qui ont précédé le déménagement.
En revanche, pour l’anecdote, il est vrai que nous avons dû composer avec une grosse fuite d’eau, dans les jours qui ont suivi notre installation. Un jour où nous recevions des clients, bien entendu.
Mais c’est déjà du passé... même s’il va encore falloir procéder à quelques menus travaux et remplacer une partie de la moquette.»

Parcours
Polyvalence et expérience
Polyglotte et curieuse, Aline Giersch, à 32 ans, dispose déjà d’une expérience variée. Et atypique.
«J’ai un parcours professionnel un peu atypique», souligne d’emblée Aline Giersch, 32 ans. De nationalité belge, elle est détentrice d’un diplôme de régente en langues germaniques de la Haute École Robert Schuman de Virton. Polyglotte, elle parle français, allemand, anglais et a de bonnes notions en espagnol et en luxembourgeois. Elle a commencé sa carrière professionnelle chez Allen & Overy Luxembourg en tant qu’assistante juridique trilingue. «Mais comme je m’intéresse à beaucoup de choses et aime apprendre, je me suis aussi rapidement investi dans des domaines comme le marketing, les ressources humaines et l’office management. Pour me perfectionner, j’ai d’ailleurs repris des cours du soir en droit commercial», précise Aline Giersch. Forte de cette polyvalence et de cette expérience, elle a rejoint Hogan Lovells Luxembourg dès la création du cabinet en 2013, en tant qu’office manager. Maman de deux enfants, Aline Giersch est également une sportive accomplie. Elle pratique la danse modern jazz et le karaté (ceinture marron).