Ce changement accéléré a connu son apogée en 2017 et au début de l’année 2018 avec la mise en application de la réforme la plus importante du secteur de services financiers: Mifid II. Les dispositions de transparence complémentaires telles que Priips (produits d’investissement packagés de détail), les dispositions concernant les indices de référence (Benchmark Regulation) et la dernière mouture des dispositions contre le blanchiment d’argent (AML 4) ont également contribué à cette transformation.

L’un des plus grands défis pour une organisation est de toujours se tenir informée des changements imminents et futurs.

Olivier Carré, Associé et expert Mifid II (PwC Luxembourg)

L’agenda national est souvent tributaire des changements dictés par les instances mondiales et européennes, ainsi que par l’OCDE. Ceci dit, un pays, même membre de l’Union européenne, peut bénéficier d’options de surréglementation (gold-plating en anglais), ce qui lui donne la possibilité d’adopter des mesures plus spécifiques ou qui vont plus loin que les textes supranationaux.

Afin d’être conformes aux règles légales, fiscales et réglementaires en vigueur ou futures, les organisations doivent donc identifier les changements à mettre en place à travers une approche top-down.

Une approche ordonnée se décline en plusieurs étapes-clés:

Étape 1: inventaire (la question du «quoi?» et du «quand?»)

L’un des plus grands défis pour une organisation est de toujours se tenir informée des changements imminents et futurs. Cette tâche doit désormais constituer une mission à part entière et ne peut plus être confiée à un département comme une tâche annexe. Identifier précisément et anticiper les changements est crucial si l’entreprise veut garder une marge de manœuvre suffisante pour prendre des décisions de gestion (étape 2) AVANT de rentrer dans la phase «chaude» de mise en conformité – généralement course contre la montre qui ne permet pas beaucoup de recul et dont l’objectif est la clôture des gaps (étape 3).

L’organisation pourra réaliser cette veille réglementaire en collectant les informations disponibles sur le web, mais digérer les priorités et particularités du métier est essentiel et fera ressortir les bases nécessaires pour prendre les décisions de gestion. Un tel exercice requiert l’interaction entre les différentes parties prenantes de l’organisation (CEO, finance, fiscalité, compliance, légal) par le biais de discussions avec des experts.

Étape 2: évaluation des impacts métiers et décisions de gestion

Dans un environnement en pleine transformation, la préparation des décisions de gestion sur les impacts sur le business model de l’entité est une étape-clé. Ces différents impacts émanent généralement d’une réglementation individuelle, ainsi que d’interdépendances entre plusieurs lois et dispositifs, souhaités ou non par les législateurs.

Les décisions de gestion ont deux objectifs principaux:

1. Protéger ou, si possible, améliorer le positionnement concurrentiel et les marges qui y sont rattachées;
2. Limiter la complexité de l’implémentation en faisant des choix et en modérant les options de mise en conformité (exemple: abandon d’une activité puisque les changements réglementaires détruisent ou diminuent la marge bénéficiaire).

L’envergure des règles de conformité et des changements rend cette étape de gestion plus importante que jamais, surtout lorsque la transposition des changements au sein du pays, de l’industrie et de l’organisation en est à ses débuts. 

Étape 3: identification des gaps et mise en conformité

Cette troisième étape est très mécanique, mais comme tout processus technique, elle nécessite une bonne maîtrise des composants (aussi bien du côté organisation que du côté réglementaire et métier au sens large). Les aspects critiques résident dans: 

1. La définition approfondie et exhaustive des besoins métiers (spécifications fonctionnelles);
2. L’implication de la fonction IT (suffisamment tôt et interactive);
3. La gestion des interactions avec des tiers (clients, fournisseurs et prestataires);
4. L’organisation de la gestion du changement (tests, communication, formations et documentation des procédures et des contrats modifiés).

Étape 4: suivi et revue

Après chaque changement majeur, un suivi et une revue des impacts organisationnels (fonction métier) et de la conformité (fonction compliance et audit interne) doivent être réalisés. Plus important encore, l’équipe de gestion devra évaluer l’impact de ses décisions, ainsi que les changements dans l’environnement concurrentiel et le risque de non-conformité (pénalités ou sanctions).