Pour améliorer sa compétitivité, l’entreprise doit se transformer. En permanence, elle cherche à améliorer ses processus, à promouvoir une meilleure collaboration, à gagner en agilité. L’organisation doit s’appuyer sur les bonnes compétences et offrir de nouvelles perspectives à ses collaborateurs. Dans ce contexte, la fonction RH est appelée à devenir un réel partenaire du développement du business. Pour cela, elle doit elle-même se digitaliser.
1. Tirer le meilleur de l’expertise RH
«À travers l’automatisation des processus RH, on peut libérer les gestionnaires des tâches administratives, répétitives, créant peu de valeur pour le business, explique Christel Marguillard, HRIS Director au sein de Microtis. Les responsables des ressources humaines peuvent alors se concentrer sur les réels défis auxquels doit faire face l’entreprise pour évoluer: le recrutement, la gestion des compétences, l’anticipation des besoins en talents, la fidélisation des employés, la transformation de l’organisation.» Encore trop souvent, la fonction RH est cantonnée à la gestion administrative liée à la force de travail, comme le calcul de la paie, la gestion des demandes de congés, le traitement des absences… «Grâce au digital, la plupart de ces processus peuvent être automatisés», poursuit l’expert.
2. Garantir une meilleure gestion de l’information
Pour toute organisation, une bonne gestion de l’information est un vecteur essentiel d’amélioration des performances. C’est vrai aussi pour la fonction RH. «La transformation digitale de la gestion des ressources humaines implique une réorganisation des flux d’information autour d’une base de données centralisée, explique Pascal Robert, CEO de Microtis. De cette manière, l’ensemble des procédures effectuées s’appuie sur une donnée unique et à jour en permanence. On évite que les informations se dispersent dans l’entreprise, ou même en dehors. La gestion et le contrôle de la donnée sont facilités. Les informations personnelles sont mieux protégées. On se prémunit aussi de risques d’erreurs liées à l’utilisation de données erronées ou obsolètes.» La digitalisation, à travers la mise en place d’un portail RH, permet aux collaborateurs d’effectuer eux-mêmes les modifications à apporter à leurs données personnelles, en cas de changement de statut ou de déménagement par exemple.
3. Améliorer la satisfaction des collaborateurs
La digitalisation de la fonction RH permet donc d’automatiser de nombreux processus, comme le calcul de la paie, la distribution des fiches de salaires, l’introduction d’une demande de congé et sa validation… «Il en découle un meilleur suivi de chaque procédure et un traitement beaucoup plus efficace des demandes, assure Michael Mohm, business development manager au sein de Microtis. Le collaborateur obtient plus rapidement des réponses à ses questions. Le suivi des candidats dans le cadre d’un processus de recrutement, par exemple, peut être grandement amélioré. Les collaborateurs peuvent accéder directement aux informations utiles ainsi qu’à l’ensemble des documents les concernant, et ce de manière sécurisée.» En facilitant la vie des collaborateurs, en répondant plus efficacement à leurs demandes, l’entreprise accroît le confort et la satisfaction de chacun. C’est la marque employeur qui, in fine, se trouve améliorée.
4. Gains de temps et d’efficacité
La digitalisation de la fonction RH permet à une petite équipe d’accompagner durablement la croissance de l’activité. Par le passé, le département en charge de la gestion du personnel grandissait avec le staff global de l’entreprise de manière proportionnelle. Grâce au digital et à l’automatisation, ce n’est plus le cas. Avec un logiciel RH adapté à ses besoins, le gestionnaire peut gagner beaucoup de temps dans l’exécution de ses démarches. Il peut aussi directement déléguer certaines tâches qui lui étaient dévolues vers les managers ou directement les collaborateurs, comme par exemple l’encodage des jours d’absence et le traitement des timesheets.
5. Favoriser l’émergence d’une entreprise plus collaborative
L’entreprise de demain sera plus ouverte, plus collaborative. «Dès aujourd’hui, les gestionnaires RH doivent contribuer à la mise en œuvre d’une organisation décloisonnée, où les échanges sont facilités. La gestion centralisée de l’information contribue à l’émergence de ces environnements. Le digital sert aussi la mobilité des employés, dans un contexte de télétravail, de détachement des collaborateurs ou de missions sur le terrain», explique Frédéric Robert, associé au sein de Microtis. Aujourd’hui, les solutions RH doivent être accessibles à distance, depuis les divers terminaux mobiles.
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