Dès janvier, comme chaque année, de nouvelles dispositions réglementaires s’appliquent. Certaines d’entre elles ont un impact direct sur la gestion des ressources humaines. «Au-delà de la préparation des élections sociales, qui vont considérablement occuper les départements RH, plusieurs changements intervenus au 1er janvier exigent d’adapter les processus et les méthodes de calcul, explique Evelyne Sancho, HR Consultant au sein de Microtis, société luxembourgeoise spécialisée dans la transformation digitale de la fonction RH. Ces modifications réglementaires concernent notamment la gestion de la paie et des coûts salariaux. L’adoption d’un outil RH adapté au cadre légal luxembourgeois doit faciliter la gestion de ces changements.»
1. Les jours d’absence avant prise en charge de la CNS sont calculés sur 18 mois
En cas d’incapacité de travail d’un collaborateur, il incombe à l’employeur de continuer à pourvoir à sa rémunération, et ce jusqu’à la fin du mois au cours duquel survient le 77e jour d’absence. Le mois suivant, c’est la Caisse National de Santé qui prend le relais. «Le nombre de jours d’incapacité est calculé sur une période glissante. C’est cette dernière qui a été étendue, passant de 12 à 18 mois, assure Evelyne Sancho. Il faut désormais considérer le nombre de jours d’absence sur les 18 derniers mois pour déterminer si le salaire d’un collaborateur en incapacité sera à charge de l’entreprise ou de la CNS le mois suivant.» Pour éviter de procéder à un double paiement, par l’employeur et par la CNS, les RH doivent dès à présent prendre en considération cette évolution dans leurs calculs.
2. L’employé malade reste sous contrat 78 semaines au lieu de 52
La période durant laquelle un employé absent pour cause d’incapacité de travail et à charge de la CNS reste sous contrat a aussi été étendue. «Jusqu’à la fin de l’année 2018, une fois à la charge de la CNS, l’employé absent restait sous contrat avec l’entreprise pendant encore 52 semaines sur une période de référence de 104 semaines. Au-delà de cette période, le contrat était automatiquement rompu. À partir du 1er janvier, le collaborateur absent reste lié par contrat à son employeur pour une période 78 semaines.»
3. Le salaire social minimum a augmenté
Le salaire social minimum a été revu à la hausse au 1er janvier 2019. Pour un collaborateur qualifié, le montant brut passe de 2.458,25 euros à 2.485,32 euros. «Les gestionnaires de la paie, si aucun processus d’automatisation de gestion des salaires n’a été mis en place, vont devoir rectifier le calcul pour chacun des collaborateurs concernés», précise Evelyne Sancho. D’autre part, le montant maximum cotisable, qui correspond à un multiple du salaire social minimum, est lui aussi revu à la hausse et implique des changements en matière de paiement des cotisations.
4. Un bonus-malus pour l’assurance accident
À l’entame de l’année 2019, un système de bonus-malus relatif à l’assurance accident est entré en vigueur. «La démarche vise à inciter les employeurs à investir davantage dans la prévention des accidents de travail», précise Evelyne Sancho. En 2018, un taux unique du brut cotisable de 0,9% était à charge des employeurs pour financer l’assurance accident. En 2019, il passe à 0,8% et se voit affecté d’un facteur bonus-malus situé entre 0,9 et 1,5. Le taux final varie donc de 0,72% à 1,20% du brut cotisable. «Il est important de disposer d’un système RH qui offre la possibilité de suivre au plus près les absences et d’évaluer l’impact que cela peut avoir sur les coûts salariaux, explique Evelyne Sancho. En tant que business partners, les RH doivent pouvoir s’appuyer sur les indicateurs qui leur permettront de mieux piloter la paie.»
5. La préparation des élections sociales: un enjeu-clé pour les RH
Cette année sera aussi marquée par la tenue d’élections sociales. «Dans les sociétés de plus de 15 personnes, il revient le plus souvent au responsable RH de veiller au respect des obligations de l’employeur vis-à-vis de ce scrutin: informer les collaborateurs, établir des listes des candidats, répondre à de nombreuses questions. Un des enjeux est notamment de s’assurer de la conformité des informations relatives aux salariés, assure Evelyne Sancho. Un logiciel RH facilitant la gestion des données et leur suivi dans le temps, depuis la signature du contrat, permet de gagner beaucoup de temps.»
Dans l’ensemble, une solution digitale de gestion RH s’appuyant sur une base de données unique et centrale va permettre de mieux organiser les flux d’informations et d’automatiser de nombreux processus. Un tel outil facilite grandement la gestion du changement, limite le risque d’erreur, et augmente considérablement l’efficacité.
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