Toutes les études démontrent l’explosion des coûts générés par les processus de KYC. Pour contenir cette surenchère budgétaire, les acteurs financiers ont tenté de trouver des leviers basés sur l’automatisation des processus, l’outsourcing et bien sûr les nouvelles technologies proposées par les nombreuses RegTech du marché afin d’y trouver un équilibre.

Jusqu’à récemment, ces politiques d’optimisation se faisaient à des niveaux individuels, chaque établissement utilisant les moyens du bord pour réduire au mieux l’impact financier et améliorer l’efficacité des équipes en charge de gérer le KYC. Forts de ce constat, le Groupe POST Luxembourg, BGL BNP Paribas, Spuerkeess, Banque de Luxembourg et Banque Internationale à Luxembourg se sont fédérés autour d’un seul projet unique de la Place financière, celui de la mutualisation KYC porté par i-Hub.

Cela fait plusieurs années que l’idée d’une mise en commun autour de la problématique liée au coût du KYC permettant la mutualisation des dossiers est évoquée au sein des groupes de discussion de la Place et de différents pays européens. Il y a eu plusieurs initiatives autour de l’accès à une information KYC à jour et partagée. Ces initiatives ont été très diverses en termes de services. Cependant, elles ne répondent pas totalement au besoin d’abaisser les coûts des banques de manière significative.

La solution i-Hub sous statut PSF (Professionnel du Secteur Financier) offre ses services de KYC/CDD en tant que sous-traitant, en opérant une plateforme entièrement réalisée par des professionnels issus du secteur financier. Elle connecte entre elles les banques et leurs clients et facilite la vérification et la mise à jour des informations liées au processus KYC. Sa vocation première est de permettre la mutualisation des dossiers clients en commun tout en préservant l’anonymat des relations d’affaires.

La mutualisation, c’est notre engagement vers la simplification et la digitalisation des mises à jour des dossiers KYC.

Pascal Morosini, CEO, i-Hub

La collaboration entre institutions bancaires pour développer un outil commun est aussi une solution pour limiter les risques de piratage et de fraude: avec une plateforme unique d’hébergement et de partage servant à consolider les informations clés, les échanges de documents sont désormais moins nombreux et beaucoup plus sécurisés.

Le premier précepte d’i-Hub: La standardisation des processus opérationnels

Pour que la mutualisation des données et documents des clients sous-jacents s’opère, i-Hub est parvenu à définir un standard sur les données, les documents et les vérifications préalables de façon à gagner en efficacité qualitative et opérationnelle.

À titre d’exemple, afin de pouvoir exploiter un maximum les données dans le cadre de la mutualisation et qu’elles puissent convenir à tous les clients d’i-Hub, des formulaires standardisés à destination des clients personnes physiques et personnes morales ont été créés.

Ainsi, des auto-certifications fiscales, des formulaires de bénéficiaires effectifs et bien d’autres encore sont disponibles au sein des matrices documentaires respectives de nos clients pour servir les identités mutualisées.

Cet exercice de standardisation a comporté des difficultés notables : il est long, nécessite une implication forte des participants, tant en termes de temps passé que d’interlocuteurs mobilisés. Mais surtout, il a nécessité une transparence (sur les forces, faiblesses et risques) agrégeant un esprit de coopération et de compromis.

Cette standardisation des processus opérationnels dont le but est d’optimiser la mutualisation concrétise une approche unique d’appréhender les obligations KYC. La mutualisation repositionne le client final au centre du jeu en favorisant sa satis- faction et son implication grâce au portail digital d’i-Hub (voir photo ci-dessous).

Cette approche modulable a été pensée pour pouvoir s’améliorer en continu et évoluer en fonction des attentes des clients et du régulateur.

Le deuxième précepte d’i-Hub: l’automatisation

L’automatisation représente un levier clé pour l’augmentation de la satisfaction client, ainsi que pour l’efficacité opérationnelle. L’un des premiers enjeux pour i-Hub a été d’automatiser la collecte, dans le cadre d’un parcours multicanal, avec un traitement fluide, transparent et instantané des données. i-Hub est connecté aux registres des commerces et des bénéficiaires effectifs européens par interconnectivité API. Dans le cadre d’une entrée en relation ou d’une revue périodique, en quelques minutes, toutes les «sources officielles» sont achetées sur les registres concernés. Ces connexions automatisées permettent à i-Hub de simplifier la vie des clients et clients-finaux, tout en limitant les risques d’erreur.

Une fois les documents collectés, l’intelligence artificielle (IA) entre en jeu pour extraire les données pertinentes de documents (OCR), celles-ci permettent d’opérer les contrôles automatisés des documents KYC. La robotisation (RPA) et l’intelligence artificielle générative (GenAI) viennent compléter les processus qui permettent d’accélérer les revues AML.

Automatiser peut aussi se traduire par «réutiliser». Dans l’exemple ci-dessus, au sein d’un dossier KYC, i-Hub évite aux clients-finaux de devoir fournir à nouveau des documents.

Le troisième précepte d’i-Hub: le partage

Partager les données déjà disponibles au sein de la plateforme i-Hub est plus complexe qu’il n’y paraît. En effet, cela a nécessité la mise en place d’un cadre technique et technologique approprié afin de respecter la réglementation AML/KYC et la protection des données personnelles. Pour cela, i-Hub a développé le «i-Hub Shared Profile» agrégeant toutes les relations d’affaires qui se reportent à une seule et unique identité pour laquelle un consentement au partage a été reçu. C’est au travers de ce profil mutualisé que i-Hub s’est appuyé pour appliquer les meilleures pratiques de partage de données et documents. Ainsi, le client final, lui-même, à n’importe quel moment, va pouvoir activer ou désactiver son partage de données et de documents grâce au consentement explicitement donné sur le portail digital d’i-Hub.

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