Pour mener à bien une réunion, il y a plusieurs bases incontournables. À commencer par la définition d’un objectif. Cela semble simple, mais c’est pourtant essentiel. S’interroger sur les raisons de la réunion et ce que l’on souhaite en retirer permet d’être plus concis et de ne pas se perdre en digressions. Il est également essentiel de définir un horaire précis de début et de fin de meeting.

«Il faut se borner au factuel pour ne pas partir dans l’interprétation et tout ce qui pourrait faire dévier la réunion», conseille de P’OP Consulting. L’horaire doit donc être fixé dans l’agenda, de même que les décisions qui devront être prises durant la réunion. Dans certaines entreprises, celui qui arrive en retard doit chanter une chanson, ou mettre un billet dans un bocal commun. Cela freine en général les retardataires.

Adapter la méthode au résultat

En fonction de l’objectif, différents types de réunions sont envisageables. Dans tous les cas, il est impératif de maintenir un niveau d’attention maximal et de limiter la durée à une quinzaine de minutes. En cas de digression, il faut être capable d’organiser un workshop ou une autre réunion pour traiter ce nouveau sujet. Rester debout plutôt qu’assis confortablement peut aider à capter l’attention de tous.

«Fonctionner avec une balle de parole permet aussi de donner la parole à tous. On ne lance jamais la balle à la personne à côté de soi, de cette façon, la vigilance de tous reste constante», estime Béatrix Charlier. Lorsque la réunion doit déboucher sur une prise de décision, on peut également fonctionner en binôme.

«Le duo marche alors ensemble en évoquant le point à travailler. L’un pose les arguments, l’autre creuse. On peut également éclater les différents points de la réunion pour en donner un à chaque participant, qui devra ensuite le présenter lors du meeting», détaille notre experte.

Pour gagner en efficacité lors d’une réunion où l’on doit prendre une décision, le groupe peut aussi désigner un «décideur». Après avoir entendu les arguments, il décidera pour le groupe lors de cette réunion. La prochaine fois, un autre sera désigné.

Reformuler pour comprendre

Une fois la réunion terminée, «on entre alors dans la phase de ‘déclusion’. C’est le moment où chacun repart avec une tâche ou une mission. En travaillant avec la reformulation, on peut s’assurer que chaque participant a bien compris son rôle et les attentes qu’il doit atteindre à l’issue de la réunion.

Cela permet d’aligner l’information pour être certain que le message transmis est compris», commente Béatrix Charlier. Autant de possibilités qui devraient mettre fin à la réunionite aiguë.