Nous pourrions penser que l’utilisation du cloud ne nécessite pas de stratégie pour une entreprise. Or, c’est justement ce manque de stratégie qui conduit à une perte d’efficience. A contrario, une réflexion poussée et réfléchie permet d’anticiper toutes les interactions nécessaires pour la viabilité du cloud. La stratégie à adopter repose sur deux jambes : la maturité de l’environnement informatique ainsi que son utilisation dans les opérations. Il est nécessaire de garder à l’esprit la gestion du changement et de l’adoption pour l’utilisateur final. Cela sera clé dans la réussite de ce projet.
Nous pourrions penser que l’utilisation du cloud ne nécessite pas de stratégie pour une entreprise. Or, c’est justement ce manque de stratégie qui conduit à une perte d’efficience
Pour cela, il est important d’attirer son attention sur les limites d’un cloud ne respectant pas les procédures classiques et productives. Pour illustrer ces limites, nous pouvons prendre l’exemple du scanning de documents.
Au niveau zéro de la maturité technologique, le scanning et le traitement des documents ne sont pas centralisés et le mode opératoire est très hétérogène. Cela ne permet pas à l’organisation d’évoluer technologiquement.
L’entreprise peut développer son efficacité en créant une mailroom qui centralise, scanne, transfère puis sauvegarde les documents. Les chances de perte étant réduites voire inexistantes. Cependant, nous manquons encore d’efficacité et d’efficience. La société est alors à son premier niveau de maturité technologique. L’enjeu est de faire évoluer le processus opérationnel ainsi que l’environnement informatique autour de celui-ci.
Seulement, la structure peut mettre en place un système de scanning avec un moteur OCR (Optical Character Recognition) reconnaissant rapidement le document et permettant d’automatiser les flux. Cette organisation permet de sécuriser le process mais aussi d’augmenter l’efficience. L’organisation gravit alors le second niveau de maturité. Elle utilise la technologie afin de produire certain maillon du process par le biais de flux automatisés.
L’étape suivante est de développer le cloud dans tout le workflow de scanning. Les documents sont adressés par des flux de traitement automatiques vers la bonne personne. A ce niveau, la création d’intelligence permet d’avoir de nombreuses possibilités. Par exemple, il devient désormais possible d’ouvrir ce système à des personnes extérieures. La solution permet une accessibilité importante pour n’importe quel acteur de la structure (interne et externe). L’adéquation de la centralisation et de l’automatisation vont permettre à l’organisation de lever toutes les contraintes liées à la capture des données et de garantir l’adoption et sécuriser la standardisation de la data. La société bénéficie alors d’une qualité de données et d’une efficience maximale.
Une tâche simple peut gagner en efficience grâce à plusieurs phases d’évolution
L’entreprise étant au maximum de sa maturité technologique pourra conjuguer les interactions développées dans le paragraphe précédent tout en mettant en place un système de reporting. Celui-ci permettra de monitorer mais aussi de monétiser la data produite dans le cloud. Le processus devient donc efficace, sécurisé, efficient et créateur de richesses pour l’entreprise.
Par l’analyse des différentes procédures pour le scanning de documents, nous pouvons démontrer qu’une tâche simple peut gagner en efficience grâce à plusieurs phases d’évolution. Cependant, deux éléments sont à prendre en compte pour atteindre cette efficacité : d’une part, il est indispensable de réaliser un audit de votre maturité informatique afin de savoir sur quel niveau vous vous positionnez actuellement; d’autre part, la réalisation de ce développement structurel doit être accompagnée d’un plan d’action concret et efficace reprenant le process progressif, pas à pas. De même, si la stratégie paraît accessible, le Conseil d’administration et le Conseil stratégique doivent mener une veille technologique permanente sur la maturité informatique. Mais aussi d’allouer un budget, sans quoi le système risque d’être rapidement obsolète. Enfin, le développement d’un cloud efficient, efficace nécessite d’être accompagné par des spécialistes ayant une vision technologique mais aussi une grande expérience opérationnelle de l’industrie.