Le CoSec regroupe un ensemble d’activités, telles que l’organisation des réunions du conseil d’administration (e.g. gestion de la logistique pour les membres, préparation et diffusion des board packs, rédaction des procès-verbaux, coordination de la signature électronique), la tenue des registres statutaires et publics, ainsi que la garantie des données juridiques à jour de l’entreprise. Initialement, ces tâches étaient perçues comme faisant partie de la routine administrative. Dans un contexte de pression accrue sur les délais et les coûts, le rôle du CoSec est en pleine mutation.
Un des premiers aspects à considérer pour les organisations est la place de la fonction CoSec. Si certains préfèrent conserver le contrôle total en internalisant, l’externalisation complète auprès de prestataires de services reste également une option bien présente sur le marché, bien que moins répandue. D’après notre expérience, le co-sourcing est généralement l’approche privilégiée. Il permet non seulement de redimensionner ou de réaffecter les talents internes vers des tâches plus complexes, mais également de créer les bonnes synergies et un équilibre pertinent en matière de transfert de connaissances, de qualité de service et de supervision.
Humain ou technologie? Le dilemme des ressources
Un autre aspect – aujourd’hui partie intégrante de la stratégie – concerne le type de ressources mobilisées. Les entreprises hésitent entre créer et garder une large équipe de talents qualifiés, ou, le recours à l’automatisation. Chaque option présente ses avantages et ses limites, mais nous n’entrerons pas ici dans le détail.
Cependant, pour la fonction CoSec, la principale contrainte reste le manque de talents qualifiés au Luxembourg. Bien que certaines technologies soient utilisées – principalement pour automatiser des tâches récurrentes (e.g. la génération de documents standard, la distribution des board packs, ou les brouillons de procès-verbaux) – entre 60 et 70% du travail est effectué ou validé «manuellement». La réticence des entreprises à se reposer fortement sur la technologie est principalement due à une performance actuelle insuffisante.
Il est vrai qu’aujourd’hui, les erreurs humaines et le temps considérable consacré à la rédaction peuvent être efficacement réduites grâce à des solutions logicielles. Cependant, la plupart des plateformes actuelles de type SaaS (Software as a Service) nécessitent encore des développements supplémentaires en matière d’intelligence artificielle; elles fonctionnent bien dans un domaine précis (gestion des réunions du conseil, génération d’analyses, rédaction instantanée de grandes quantités de documents ou intégration avec des outils comptables pour l’approbation des comptes annuels, etc.), mais restent moins performantes – voire absentes – dans d’autres.
Une fonction stratégique déguisée
Une troisième dimension à considérer lors de la définition de la stratégie de la fonction CoSec est son rôle complémentaire vis-à-vis des autres fonctions de conformité et des flux financiers. Le CoSec doit être perçu comme l’huile qui garantit un fonctionnement fluide du moteur de l’organisation. Plus cette huile est de qualité, plus le moteur tourne efficacement.
Bien que certains soutiennent que la fonction CoSec est moins importante que la comptabilité, la fiscalité ou encore la réglementation, en pratique, toute décision commerciale, de conformité ou financière, nécessite un processus d’approbation géré par le CoSec. En l’absence d’une technologie pleinement intégrée, et en tenant compte des coûts associés à de tels investissements, les prestataires de services CoSec traditionnels dépendent dans une certaine mesure de la technologie, mais souvent de manière indépendante – des autres fonctions. En revanche, un effort d’intégration significatif est réalisé dans le domaine du Managed Services. Aujourd’hui, la question n’est plus de savoir si une telle intégration est possible, mais plutôt: quand atteindra-t-elle un niveau véritablement efficace et évolutif?
Les services CoSec sont en pleine transformation à mesure que les frontières entre les fonctions traditionnelles disparaissent. Le chemin vers une fonction de conformité automatisée et intégrée peut être difficile, mais les résultats potentiels pour ceux qui réussiront cette transition seront considérables.
, EY Law Luxembourg Partner