Le Luxembourg Business Registers (LBR), l’autorité administrative responsable de la gestion du registre de commerce et des sociétés (RCS) luxembourgeois, a confirmé à Paperjam que les mises à jour du numéro d’identification national à 13 chiffres («matricule») dans le RCS entraîneront des frais de dépôt de 10,95€, à compter du 1er juin 2025, les entités étant soumises à des restrictions si les mises à jour ne sont pas achevées avant le 1er octobre 2025. Selon un représentant du LBR, cette mesure s’aligne sur la politique de tarification de services similaires dans le registre des entreprises, bien que le service reste gratuit jusqu’à la fin du mois de mai.
Le processus de mise à jour vise à garantir l’identification exacte des personnes physiques dans le RCS et à «améliorer la transparence et la responsabilisation», a ajouté le représentant.
Qui doit se conformer?
Toutes les personnes enregistrées ou devant être enregistrées auprès d’une entité du RCS, y compris les associés, les mandataires et les réviseurs d’entreprises, sont tenues de fournir ou de demander la création d’un numéro d’identification national luxembourgeois, a précisé le représentant du LBR.
Bien que l’obligation «s’applique exclusivement aux personnes physiques», les personnes morales doivent s’assurer que les personnes physiques qui leur sont associées, telles que les administrateurs, les gérants et les mandataires, se conforment à l’obligation.
Structure des frais et règles de paiement
La redevance n’est pas perçue par individu mais par dossier introduit pour la mise à jour ou la création d’un numéro d’identification. Toutefois, il convient de noter que si plusieurs mises à jour ou créations incluses dans un seul dépôt donneront lieu à une redevance unique, chaque dépôt séparé sera facturé individuellement.
«Il est possible de mettre à jour ou de demander la création d’un numéro d’identification national luxembourgeois pour plusieurs personnes physiques inscrites auprès d’une entité enregistrée simultanément, dans le cadre d’un seul dépôt», a informé le LBR.
Processus de notification
Puisque «le numéro d’identification national luxembourgeois n’est pas accessible au public dans le RCS», le LBR contactera, ou a déjà contacté, la personne concernée ou un représentant autorisé par courrier ordinaire. «Cette notification postale constitue le moyen officiel d’informer la personne pour laquelle le numéro a été demandé.»
Processus de mise à jour
Pour les personnes auxquelles un numéro d’identification national luxembourgeois ou matricule a déjà été attribué, aucune pièce justificative n’est requise en dehors du numéro lui-même.
En revanche, si un nouveau numéro doit être créé, le demandeur doit présenter des preuves d’identité et de résidence, notamment:
- nom complet (selon le passeport ou la carte d’identité nationale);
- tous les prénoms;
- date, lieu et pays de naissance;
- sexe;
- nationalités;
- adresse du domicile privé, justifiée par des preuves valables délivrées au cours des six derniers mois (par exemple, une facture d’électricité ou un certificat de résidence).
Confirmation et délai de traitement
En cas de traitement réussi, les demandeurs recevront un accusé de réception de la mise à jour. Si le demandeur dispose d’une autorisation, le numéro d’identification national luxembourgeois apparaîtra directement sur le récépissé de dépôt. Dans le cas contraire, le numéro d’identification nouvellement créé sera communiqué par courrier à l’intéressé.
Le LBR a ajouté que «la période de vérification standard appliquée par l’administrateur du RCS est de trois jours».
Non-conformité
L’absence de mise à jour d’un numéro d’identification avant le 1er octobre 2025 pourrait entraîner des restrictions sur les services de dépôt pour les entités concernées. Le LBR, citant le règlement grand-ducal du 17 février 2025, a déclaré qu’il se réservait le droit de bloquer toute demande de dépôt pour une entité dont les numéros d’identification nationaux luxembourgeois requis sont manquants. «Ces restrictions peuvent rester en place jusqu’à ce que les informations requises aient été dûment communiquées par l’entité enregistrée ou son représentant, et que la situation ait été régularisée», souligne le LBR.
Les restrictions peuvent s’appliquer à toutes les formalités de dépôt, et le LBR a confirmé que l’accès aux services serait rétabli immédiatement une fois que la mise à jour aurait été traitée et validée.
Pour ceux qui rencontrent des difficultés techniques ou administratives, le LBR offre un bureau d’assistance, disponible sur rendez-vous, pour aider les demandeurs avec les procédures de dépôt électronique.
Cet article a été rédigé initialement en anglais et traduit et édité en français.