«Nous sommes contraints de reporter le Springbreak Luxembourg 2020 suite à l’avis des autorités nationales sur les risques associés à Covid-19. Mais, rassurez-vous, la fête n’est pas gâchée: l’événement aura bien lieu les 2, 3, 4 et 5 juillet 2020!» C’est le message posté jeudi sur la page Facebook de l’événement qui devait prendre place au Luxexpo du 12 au 15 mars. Comment s’organise d’un événement de cette ampleur? La réponse avec , directeur général de la société organisatrice Luxexpo The Box.

Quelles sont les étapes avant de décider de reporter l’événement?

«Nous travaillons en collaboration avec le ministère de la Santé. Le risque était faible, il est devenu élevé en un week-end avec le premier cas de coronavirus détecté. Le report du Springbreak a été ‘fortement conseillé’ car il n’a pas le même calibrage que d’autres événements en termes d’internationalisation et de densité. Nous sommes sur 17km² couverts, avec du contact et une proximité physique forte.

Une équipe de six ‘team managers’ et le directeur analysent alors la situation pendant que le reste des collaborateurs (40 au total) continuent de travailler sur l’événement tant qu’ils n’ont pas eu de contrordre. Nous scannons l’ensemble du périmètre, toutes les cibles qui vont être touchées (speakers, fournisseurs, exposants…). Il faut s’assurer d’avoir la confiance des partenaires. C’est comme faire deux fois l’événement dans l’année, il faut qu’ils aient envie de le faire deux fois. À partir du moment où nous avons cartographié cette confiance, que – même si ce n’est pas l’unanimité – tout le monde l’attend, nous pouvons le reporter. Il faut être agile. Ensuite, on est pragmatique pour trouver la bonne date à la bonne période. C’est difficile, l’agenda culturel et événementiel est chargé. Il faut aussi trouver une date qui nous mette à l’abri de la raison pour laquelle nous avons reporté.

Nous avions déjà un business continuity plan mis en place il y a quelques années avec les attentats qui reprend une quarantaine de cas de crises possibles. Nous avons un actionnariat solide qui nous suit. Ils sont une dizaine dont la Chambre de commerce, la Ville de Luxembourg, la Chambre des métiers, un consortium de banques, etc.

Lorsque la décision est prise, le premier groupe que nous informons officiellement, c’est l’équipe.

Comment ont-ils réagi?

«Bien sûr, nous sommes tous déçus. Il faut être clair sur les raisons de notre choix pour garder l’implication des gens. Vu l’échéance, la notion de faire bloc est importante. Le ministre de la Santé évalue le risque, il faut lui faire confiance.

Sur les 300 partenaires (fournisseurs, orateurs, exposants …), combien sont prêts à vous suivre pour juillet?

«Nous ne savons pas encore. Nous pensons que ce sera une grande majorité. Nous ne saurons pas avant au moins 15 jours.

«Nous avons 300 contrats et il y a beaucoup de cas différents. Nous n’avons pas encore fait d’évaluation financière.

Aviez-vous pensé à l’option de l’annulation?

«Oui mais nous avons abandonné l’idée parce qu’il y a trop d’enthousiasme autour du projet. Nous nous sommes très vite concentrés sur les alternatives.

Avez-vous estimé le coût qu’aurait eu une annulation?

«Non, et de toute façon, c’est une donnée interne.

Comment réorganise-t-on tout cela en si peu de temps?

«Je suis encore en pleine gestion de la crise. Nous avons prévenu le plus tôt possible les exposants. Maintenant, nous devons nous assurer que le message est passé auprès du public qui avait envie de venir.

Combien de personnes étaient attendues?

«Nous attendions 35.000 personnes environ sur les quatre jours. Mais j’imagine qu’il y aurait eu un effet Covid-19.

Et pour juillet?

«Aucune idée. Nous savons que cela va nous coûter plus cher, nous allons devoir tout remettre en place. Nous allons établir un nouveau budget, il sera ambitieux. Nous n’allons pas faire un Springbreak au rabais.

Et si le coronavirus persistait jusqu’en juillet?

«On verra. Nous allons déjà finir de régler cette crise. Nous avons bon espoir et allons observer la situation avec beaucoup d’attention.»