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L’ILA, précurseur d’assemblées générales digitalisées



La période du confinement a rimé avec créativité et digitalisation pour l’ILA. (Photo: Matic Zorman / archives Paperjam)

La période du confinement a rimé avec créativité et digitalisation pour l’ILA. (Photo: Matic Zorman / archives Paperjam)

L’Institut luxembourgeois des administrateurs (ILA) a tenu son assemblée générale mercredi, en mode digital. Un canal que l’institut a utilisé pendant le confinement pour poursuivre ses activités. Et pour réfléchir sur la digitalisation du fonctionnement des conseils d’administration.

C’est la saison des assemblées générales et des nominations qui en découlent. Malgré les contraintes liées au Covid-19, les conseils d’administration semblent fonctionner normalement au regard des communications émises en externe.

Cette continuité des activités, l’ILA a aussi voulu la préserver durant le confinement en recourant aux outils digitaux, tout d’abord pour son organisation interne. «Notre équipe de sept personnes a été rapidement mise en télétravail et a continué à interagir, à fonctionner normalement», déclare Carine Feipel , présidente du conseil d’administration.

Autre challenge: garder le contact avec les plus de 2.000 membres tout en répondant à leurs besoins et questions spécifiques. «Coffee chat», webinars et autres séances en ligne ont pris le pas sur des interactions qui se produisaient habituellement dans des salles de réunion ou de formation.

«Nous n’avons pas d’aide du gouvernement, nous avons un budget à respecter et nous avons adapté notre offre de formation pour continuer à compter sur ces revenus», appuie Carine Feipel, qui a été agréablement surprise de la réceptivité des membres aux différentes initiatives proposées.

Des CA en première ligne de la crise

Des membres confinés qui se sont documentés et qui ont aussi adapté leur travail d’administrateur aux moyens de communication – visioconférence en tête – qui sont devenus la norme.

«Les CA ont été largement sollicités durant cette période», appuie Carine Feipel, qui vient de vivre sa première réunion présentielle post-confinement en respectant les règles sanitaires. «Le fait que les CA ne se soient pas réunis physiquement durant le confinement n’a pas posé de problème pour évacuer l’ordre du jour, mais la différence se note dans toute cette interaction humaine qui se fait habituellement dans et autour de la salle de réunion. Ce sont ces échanges qui manquent et qui sont parfois très importants.»

Le télétravail ayant été massivement utilisé pendant deux mois, les réflexions sont désormais menées quant à son usage à plus long terme ainsi qu’au recours aux outils vidéo pour les réunions en tout genre. «Nous aurons probablement davantage de conseils d’administration qui se dérouleront partiellement en vidéo», estime Carine Feipel, en particulier pour les administrateurs qui habitent à l’étranger et qui pourraient faire l’économie d’un déplacement.

Une AG «full digital»

Point d’orgue de cette phase d’expérimentation, l’ILA a tenu mercredi son assemblée générale pour renouveler neuf sièges de son conseil d’administration. Après avoir envisagé la voix des procurations permise par ses statuts, l’institut s’est tourné vers une approche digitale et la solution de Governance.com, comme l’a fait aussi l’Alfi dans le secteur des fonds d’investissement .

«Ce projet s’est bien passé, nos membres ont pu exprimer leur vote de façon électronique, en toute sécurité. Nous avons laissé un délai d’une semaine pour le vote, qui a été clos lundi soir avec une participation en hausse de 25%, soit 20% des membres qui se sont exprimés», se félicite Carine Feipel.

Un retour d’expérience positif qui pourrait s’inscrire dans la durée. «Les asbl comme la nôtre pourraient poursuivre de la sorte, mais il faudrait que la loi continue à nous le permettre», pointe Carine Feipel. Un règlement grand-ducal adopté par le gouvernement dans le cadre de l’état de crise a permis l’adaptation du mode de gouvernance des asbl de la sorte. Sa pérennisation est un chantier que le législateur pourrait considérer.

En attendant, l’ILA se donne le temps de préparer ses prochains événements, sans toutefois savoir quand ils pourront se tenir. Les célébrations du 15e anniversaire qui étaient prévues pour le 18 juin de cette année sont d’ores et déjà reportées à 2021, avec la présence déjà confirmée du Premier ministre.

Le nouveau conseil d’administration de l’ILA se compose de: 

Carine Feipel (présidente)

Monique Bachner

Ruth Bültmann

Katia Ciesielska

Vincent Decalf

Emmanuel Dollé

Marjolijne Droogleever-Fortuyn

Michèle Eisenhuth

Marc Feider

Philippe Hoss

Anne Kayser

Joachim Kuske

Virginie Lagrange 

John Li

Pierre Margue

Sophie Mitchell

Frédéric Mouchel

John Parkhouse

Robert Scharfe

Rosa Villalobos