Factures, contrats, relevés de fonds d’investissement, résultats d’examens médicaux… Quel que soit le secteur d’activité concerné, le traitement du courrier joue un rôle fondamental au sein de toute entreprise. Pour autant, assurer la bonne et rapide distribution de l’information, tout en garantissant la traçabilité et la confidentialité des envois via les différents canaux utilisés, est une tâche chronophage, à faible valeur ajoutée et pas forcément à la portée de tous. Afin de bénéficier d’une excellence opérationnelle en la matière, de nombreuses entreprises et institutions publiques ou privées font le choix de se décharger de ces missions en externalisant l’impression et l’envoi de leurs courriers. Une décision qui leur fait gagner en rapidité, en flexibilité, mais aussi en rentabilité.

Réduire ses dépenses et se consacrer à son cœur de métier

Force est de constater que la transition digitale amorcée ces dernières années a rendu bon nombre d’équipements obsolètes: les volumes de papier diminuant au profit des envois numériques, les imprimantes, les trieuses ou les machines à affranchir ont été nettement moins utilisées par un personnel autrefois spécifiquement dédié à ces tâches. Ces équipements ont vieilli et devraient aujourd’hui être remplacés et mis à jour, notamment pour assurer l’envoi de toutes les communications ne pouvant être transmises par d’autres moyens, peu sûrs en matière de sécurité et de confidentialité. Problème? Cette mise à jour, en particulier pour les équipements spécialisés qui ne sont plus pris en charge par les fabricants, a un coût important.

Sur le plan financier, l’outsourcing du traitement du courrier apparaît dès lors comme une solution propice à la réduction des dépenses, tant sur plan matériel qu’humain. Plus besoin d’investir du capital dans des machines de pointe: la gestion des envois est confiée à un partenaire fiable, libérant ainsi des ressources internes qui peuvent alors se concentrer sur leur cœur de métier. En étant déchargé de ces missions, ce personnel économise un temps précieux et peut être réaffecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Qui plus est, l’externalisation du courrier permet aussi d’amorcer un virage vers la dématérialisation et de favoriser une démarche «paperless» au sein de l’entreprise.

S’assurer de la fiabilité et de la rapidité de ses envois

Personnalisation des données à envoyer, création de modèles de documents, incorporation d’informations et traductions au besoin: Victor Buck Services propose, depuis 20 ans, tout ce panel de services à des clients issus d’horizons divers – finance, acteurs de la santé, institutions privées ou publiques. Concrètement, cet ensemble de solutions de communication, physiques et digitales, permet de gérer la totalité du processus d’échange d’informations entre les entreprises et leurs propres clients. Victor Buck Services se charge donc aussi bien de la gestion du cycle de vie de l’information – publication, préservation, archivage légal ou extraction de données – que de l’externalisation de la gestion de documents physiques et numériques. Ces prestations présentent également d’autres avantages, parmi lesquels la fiabilité et la rapidité des envois, qui ne dépendent plus de la présence des quelques employés dédiés à la tâche au sein des locaux de l’entreprise, mais qui sont assurés par un prestataire externe, continuellement en mesure d’assurer sa mission.

La pandémie et ses conséquences, dont la distanciation et le télétravail, pour ne citer qu’elles, ont mis au premier plan ces questions d’efficacité et de sécurité. Le personnel de Victor Buck Services a immédiatement été divisé au sein de différents sites: deux équipes ont été déployées au centre de production, tandis qu’une troisième était prête pour offrir, si besoin, un service 24h/24, avec une sécurité maximale. La proximité de l’entreprise avec Post offre un autre avantage: il n’y a pas besoin de faire transiter le courrier par route ou par train, afin de respecter les heures limites de collecte. Les dernières productions peuvent encore être prises en charge jusqu’à 21h et entrer dans le système postal avec une empreinte carbone inférieure. Une flexibilité et un gain de temps qui sont loin d’être anodins, notamment lors de crises sanitaires comme celle du Covid-19, les acteurs de la santé pouvant en témoigner.

Capables de traiter des millions de données et de produire plusieurs milliers de documents par jour, les entreprises de gestion du courrier sont ainsi en mesure d’envoyer de par le monde et de façon rapide et totalement sécurisée – car c’est souvent la crainte soulevée par leurs clients – des communications confidentielles pouvant être entièrement tracées, personnalisées et traitées en conformité totale avec le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne.