Dans l’urgence, la semaine du 16 mars, les cabinets d’avocats avaient envoyé à leurs clients expliquant leur mutation vers le télétravail tout en restant à leur disposition. Leurs sites internet et leur activité sont désormais largement dédiés à l’accompagnement des entreprises dans cette crise particulière.
«Dans un souci de sécurité et de continuité des services pour notre clientèle, nous avons mis en place très rapidement et en amont de la crise, un système de fonctionnement à distance de telle sorte que l’ensemble des employés ne soient plus obligés de venir au cabinet, prendre des risques pour leur santé et celle de leur famille», indique Wildgen.
Une politique largement partagée par les autres études, même si la spécificité de leur activité oblige souvent au maintien d’un accueil physique. «Notre équipe Accueil et logistique assure une permanence pour le suivi du courrier et des livraisons nécessaires au bon fonctionnement de notre organisation et des infrastructures», précise ainsi Elvinger Hoss Prussen.
«Nos immeubles ne sont pas fermés à nos collaborateurs, qui passent généralement une à deux fois par semaine pour relever le courrier et signer des documents originaux urgents, mais toute présence physique continue est découragée», explique Me , managing partner d’Arendt & Medernach, .
Tandis que Molitor Avocats a «interdit» l’accès à ses locaux tout en mettant en place une permanence assurée par quatre assistantes et supervisée par les associés qui se relaient pour assurer la signature des documents.
C’est une formidable opportunité pour nous de travailler de manière plus agile.
«, tous nos collaborateurs ont été équipés avec un ensemble informatique conçu pour faire du télétravail (laptops et tout autre équipement technologique nécessaire), facilitant ainsi cette transition», témoigne Allen & Overy. «Dès les premiers jours, un voucher de 100€ a été offert aux employés pour acquérir un écran supplémentaire ou tout autre matériel informatique. C’est une formidable opportunité pour nous de tester cela et de travailler de manière plus agile.»
Des interactions à ajuster
Si certains cabinets étaient ainsi familiers avec le télétravail occasionnel ou régulier, le passage au tout-télétravail interroge. «Nous devons développer de nouvelles formes de collaboration et d’interaction à l’intérieur des équipes et entre toutes nos équipes pour recréer les échanges formels et informels qui se faisaient naturellement au bureau, et ainsi continuer à offrir le même niveau de qualité à nos clients», se soucie Me Ueberecken. «Même en étant physiquement éloignés les uns des autres, nous restons plus que jamais une équipe avec des impératifs et des ‘rituels’ de réunions et d’échanges qui doivent être maintenus – certes de manière digitale», rappelle aussi le «Molitor’s Survival Kit Anti Coronavirus Covid-19», le guide digital de 19 pages diffusé au sein de l’étude.
Nous sommes très proches de nos clients sur toutes les questions qui se posent en relation avec la crise actuelle.
Privés de rendez-vous ou de réunions, les avocats revendiquent une proximité maintenue avec leurs clients, voire accrue en ces temps de crise surprise. «Nous sommes très proches de nos clients sur toutes les questions qui se posent en relation avec la crise actuelle», confirme Elvinger Hoss Prussen. «L’aide que nous leur apportons concerne tous types de clients (secteur financier, acteurs internationaux, grands groupes locaux) puisque les répercussions ont des envergures locales et internationales lourdes dans les matières dans lesquelles nous excellons, notamment asset management, corporate, banking, finance, tax, commercial, immobilier, administratif, droit du travail, droit des faillites et contentieux.»
Un monde de l’entreprise déjà très touché
Wildgen rapporte également «de nombreuses questions posées par nos clients, sociétés luxembourgeoises ou groupes multinationaux ayant des filiales ou des intérêts au Luxembourg. Ils nous contactent pour des éclaircissements sur les mesures étatiques d’aides et de télétravail à grande échelle.»
Au-delà des interrogations en matière de droit du travail émergent «des questions concernant l’impossibilité pour certaines entreprises de faire face à leurs engagements contractuels alors qu’elles ont été obligées de fermer leurs entreprises sinon de réduire drastiquement leurs activités (soit en raison des mesures étatiques, soit par mesure de sécurité). Dès lors, ces entreprises ne peuvent plus réaliser les mêmes chiffres d’affaires. Ce sujet est très préoccupant, car le monde de l’entreprise est très impacté par cette crise.»
Nos clients nous posent d’un côté beaucoup de questions sur tous les différents aspects liés au droit du travail et à la continuité de leur entreprise, mais aussi sur les obligations du propriétaire envers le locataire et sur la force majeure.
«Nos clients nous posent d’un côté beaucoup de questions sur tous les différents aspects liés au droit du travail et à la continuité de leur entreprise, mais aussi sur les obligations du propriétaire envers le locataire et sur la force majeure», note aussi , fondateur et managing partner de Molitor Avocats.
Plate-formes d'informations et webinar
Me Ueberecken souligne de même cette évolution des besoins des clients, auxquels Arendt & Medernach a répondu en ouvrant «un helpdesk dédié [aux questions de droit du travail] pour nos clients dès les premiers jours de mars». «Entre-temps, le spectre des demandes d’information s’est élargi et touche désormais aussi des questions liées aux transactions, aux aides, à la fiscalité, à la gouvernance ou encore à la protection des données ou à la signature électronique pour n’en citer que certaines. De nombreuses questions de gouvernance nous sont également posées, les entreprises devant gérer cette crise très soudaine dans le respect des fonctions et des responsabilités des différents organes. Notre expertise historique sur la gouvernance regroupée dans notre est très utile dans ce contexte.
Les premiers conseils ont laissé place à de véritables plates-formes d’information ratissant tous les domaines impactés par la crise. «Avant les décisions de confinement, notre président du conseil d’administration, Me Samia Rabia, en collaboration étroite avec Me Karine Vilret et notre département Marketing, a réfléchi à la mise en place d’un outil d’aide juridique à la gestion de la crise», indique Wildgen. «Ce ‘’ comprend une ‘helpline’ sous forme d’adresse e-mail unique, des webinars à destination de nos clients, des webcasts accessibles à tous ainsi que des alertes juridiques, des analyses et des FAQ, notamment en matière d’assurance.» Banques, fonds, fiscalité, protection des données, contentieux… sont autant de sources d’interrogations pour les entreprises durant cette période particulière d’économie en marche dégradée.
Arendt & Medernach revendique également une centaine de questions/réponses proposées par ses avocats et consultants sur la . Molitor a également réservé . DLA Piper a ouvert , comme ou encore . Quant à Allen & Overy, au-delà des prises au Luxembourg, un a été enregistré par deux senior associates du département Droit du travail d’A&O Luxembourg.
Les questions de restructuration d’entreprises en difficulté financière viendront rapidement et probablement massivement.
Le Barreau de Luxembourg entretient de son côté l’unité de la profession et la solidarité confraternelle , histoire là encore de porter assistance indirectement à leurs clients et donc à l’économie.
Phare dans la tempête, les études d’avocats aident enfin les entreprises à anticiper la suite – comment aborder la sortie de crise, mais aussi comment affronter la nécessité éventuelle d’une restructuration. «Les questions de restructuration d’entreprises en difficulté financière viendront rapidement et probablement massivement», estime Me Ueberecken. «Nous avions déjà mis en place il y a quelques mois en anticipant un ralentissement économique pour 2020.»
À l’heure d’internet et de la multiplication des supports de communication, la crise du Covid-19 place ainsi à la fois les études dans une situation éprouvante, mobilisant une bonne partie de leurs ressources sur un sujet devenu tentaculaire, tout en leur offrant une vitrine de leur savoir-faire (et de l’art du faire-savoir).
Car les contenus proposés gratuitement visent aussi à attirer une nouvelle clientèle en besoin de conseils juridiques alors que le calendrier judiciaire est .