Selon les résultats d’un sondage informel présenté lors de l’événement, il apparait que si les PSF sont très friands de technologie, environ 50% d’entre eux n’envisageaient pas encore l’utilisation de la RPA ou d’outils d’automatisation. Or, ceux-ci peuvent jouer un rôle clé dans l’augmentation de l’efficacité d’une entreprise.
«L’automatisation des traitements robotisés, ou RPA, est un logiciel conçu pour exécuter des tâches répétitives et fondées sur des règles», explique Gilles Andreini, senior manager chez Deloitte. Mais ce n’est pas comme un système comptable qui nécessite un suivi manuel. Il s’agit plutôt d’un outil qui peut être adapté aux processus propres à une entreprise, ce qui permet aux sociétés d’automatiser certains processus et de réorienter les efforts humains vers des tâches plus utiles. La RPA ne remplace pas les outils existants, souligne Gilles Andreini, mais elle est conçue pour accroître l’efficacité opérationnelle et la qualité des données.
Une autre caractéristique qui différencie la RPA d’un système comptable est que la RPA «ne communique pas avec vous ou avec d’autres logiciels par interface. Elle utilise des identifiants pour accéder à votre système, à votre CRM (gestion de la relation client), à votre système de comptabilité, à la business intelligence, et est capable d’effectuer n’importe quelle activité que fait un humain, tant qu’elle est basée sur des règles et qu’elle intègre votre paysage informatique existant.»
Concrètement, que peut faire la RPA?
La RPA peut lancer des commandes, remplir des formulaires, lire des écrans et des rapports, ou encore télécharger, charger et lire des fichiers et des images. Gilles Andreini donne l’exemple de la façon dont la RPA peut être utilisée pour préparer des rapports financiers. «Un robot peut recevoir différents rapports Excel, rassembler toutes les informations, calculer certains KPI (indicateurs clés de performance). Il peut ensuite prendre les données comptables d’un système et le budget d’un fichier Excel, rassembler toutes les données, les analyser, puis envoyer un courriel aux parties prenantes ou au directeur financier, par exemple.»
Les robots peuvent également aider à la saisie des données. «Le robot fonctionne et vérifie votre courrier électronique toutes les 10 minutes. S’il trouve un PDF avec une facture, il l’enregistre dans votre système comptable, ou de paie, ou tout autre système», explique-t-il. On peut également leur demander d’assurer la conformité et de vérifier l’exactitude d’une information – comme un taux de TVA – ou l’exhaustivité d’une facture.
Mais la RPA peut également être utilisée pour des activités de sortie: elle peut envoyer un courriel à l’équipe KYC lorsqu’un document dans une base de données va expirer, rappeler aux clients les factures en souffrance ou effectuer des tâches de rapprochement de base sur les données comptables.
Pourquoi une entreprise aurait-elle besoin de la RPA?
«Fondamentalement, nous voulons avoir des résultats rapidement, et les résultats doivent être d’excellente qualité.» Les entreprises sont soumises à une forte pression – il y a une demande immédiate d’informations, un besoin de répondre aux exigences de conformité et un désir d’efficacité accrue.
«Une bonne partie des processus dans les entreprises, notamment dans le département administratif, peut être automatisée grâce à la RPA.» En outre, les robots sont «beaucoup plus rapides» que les humains et ne font pas les erreurs qu’une personne pourrait commettre.
La RPA peut apporter de nombreux avantages à une entreprise, insiste Gilles Andreini qui a posé toute une série de questions: les processus de l’entreprise sont-ils gourmands en données? Répétitifs ou sujets à des erreurs? Impliquent-ils des données sensibles? Les processus sont-ils entièrement numériques? Impliquent-ils des calculs? Peuvent-ils être exécutés en dehors des heures de bureau? «Plus vous avez de ‘oui’, alors plus vous aurez d’avantages à mettre en œuvre le robot», a-t-il conclu.
Cet article a été publié pour la newsletter Paperjam+Delano Finance, la source hebdomadaire d’informations financières au Luxembourg. .
Cet article a été écrit pour traduit et édité pour Paperjam.