«Durant cette phase de confinement, tout le monde a pris l’habitude de travailler sur différentes plates-formes digitales, c’est devenu une habitude. Les entreprises qui ont utilisé ces plates-formes se sont rendu compte que la présence physique lors d’une réunion était difficilement remplacée. Cette solution a pu dépanner, mais nous voyons aujourd’hui quels sont ses défauts comme le manque d’une dimension humaine et relationnelle», explique Attila Laszlo.

Désormais, un nouveau format d’événement semble se distinguer: l’événement hybride. Cette solution permet, dans les conditions actuelles d’une reprise progressive, de ne pas renoncer à un événement et d’organiser celui-ci en toute sécurité. «Nous sommes convaincus que pour les mois à venir, cette solution combinée sera souvent choisie par les clients pour créer une solution multi-hub, c’est-à-dire un hub ici avec soit d’autres établissements dans le monde, soit des employés restés en télétravail. Les solutions combinées pourraient être un choix pour beaucoup d’entreprises.»

La réunion hybride a cet avantage d’élargir la cible potentiellement touchée par une conférence ou un séminaire, grâce au streaming ou à la connectivité. «Ce qui est intéressant, c’est qu’en complément d’un événement physique avec un budget relativement maîtrisé, on arrive à toucher une cible beaucoup plus large et importante. Cela va lever des barrières au niveau des déplacements.» Elle ne remplace toutefois pas le volet relationnel et la partie networking d’un événement physique.

Se réunir dans un environnement sécurisé

Le Domaine Thermal de Mondorf-les-Bains accueille depuis sa réouverture des réunions et événements de taille réduite dans le respect de mesures gouvernementales aussi bien au niveau de l’hygiène que des distanciations sociales. «Nous avons eu l’idée de proposer une solution combinée parce que nos clients professionnels recherchent un environnement sécurisé par rapport aux mesures réglementaires que nous appliquons mais aussi la possibilité d’être connectés avec différentes personnes sur une plate-forme choisie. C’est rassurant pour le client de se tourner vers un prestataire qui propose cette solution déjà en place.»

Dans chacune de ses 15 salles modulables et aménagées, l’établissement offre des solutions d’équipement. «Nous avons trouvé une solution avec un fournisseur externe qui équipe nos salles de réunion selon leur taille, le nombre de participants et la qualité de connexion recherchée avec tout l’équipement audiovisuel nécessaire pour réaliser la téléconférence. Nous avons également recherché des solutions pour les petites salles. Nous recevons beaucoup de demandes pour des réunions de 10-20 personnes.»

Offrir une valeur ajoutée aux participants

Aujourd’hui, les clients sont heureux de se retrouver et d’échanger face à face, même si des conditions sont à respecter. Si MONDORF Domaine Thermal met à disposition le matériel technique, la mise en place d’une solution hybride demande toutefois aux clients une adaptation du contenu et du style de la présentation. «Cela nécessite une certaine production, une réflexion sur la présentation du contenu pour les deux cibles, autant sur place qu’à distance. Ces réunions hybrides nécessitent des préparatifs plus importants pour scénariser l’ensemble de l’événement et donner une vraie valeur ajoutée également véhiculée aux participants à distance. Les gens ne vivront probablement par la même expérience mais il faut que ce soit, pour l’image de marque de la société, très qualitatif.»

Outre ces réunions combinées, MONDORF Domaine Thermal collabore avec des partenaires sur des solutions hybrides pour les team buildings. «Ce sont des solutions qu’on appelle des solutions multi-hubs ou multi-sites. On regroupe sur plusieurs sites des participants et on les relie. Ils créent alors quelque chose ensemble, un nouveau projet. Aujourd’hui, le défi majeur pour les dirigeants de société est de recréer de la cohésion au sein d’équipes travaillant à distance.»

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