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DIGITAL RH

Digitaliser les RH pour maintenir le lien



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Zaïra Penders a rejoint Sunflower Montesori Crèche en 2018, en tant que Senior RH Manager Photo : Microtis

Acteur historique des services d’accueil de la petite enfance, Sunflower Montessori Crèche connaît un nouveau développement. L’organisation, qui compte quelque 125 employés présentant les qualifications requises pour accompagner les enfants, a renforcé sa gestion RH. Un des premiers chantiers menés par Zaïra Penders, Senior RH Manager, a été de numériser l’information ayant trait aux collaborateurs, pour positionner la fonction RH en partenaire du développement de l’entreprise.

Madame Penders, pouvez-vous nous présenter Sunflower Montessori Crèche ?

Notre entreprise fêtera ses 18 ans le 1er novembre. Au départ, on parle d’une petite structure familiale, avec une seule infrastructure d’accueil. Petit à petit, elle s’est développée pour aujourd’hui compter cinq structures, quatre crèches et un foyer de jour. A cela s’ajoute notre siège administratif, situé à distance. L’entreprise compte 125 collaborateurs, la plupart d’entre eux composant l’équipe encadrante. Nous avons une capacité d’accueil totale de 424 enfants, répartis entre 354 places en temps plein et 70 en « after school ». En outre, nous sommes en plein développement. Une nouvelle infrastructure d’accueil devrait ouvrir à Hamm en 2020 et une autre à Capellen d’ici fin 2019.

À quels défis devez-vous faire face en tant que responsable RH ?

Comme je le disais, Sunflower est une structure à caractère familial, pilotée par un comité de trois directeurs. Jusqu’en 2018, elle ne comptait pas de département RH. J’ai rejoint l’entreprise avec pour mission d’accompagner la gestion des ressources humaines dans la perspective de ce développement, parce que tout devenait trop complexe à gérer. À mon arrivée, j’ai constaté que tout le travail administratif RH était encore réalisé au départ de documents « papier » et d’une multitude de fichiers Excel. Autant dire qu’il s’annonçait compliqué d’accompagner efficacement la gestion des ressources humaines tout en répondant aux nouvelles exigences établies par GDPR. Une des premières décisions a alors été de se doter d’ outils RH qui nous permettent de mieux appréhender la donnée et de mieux suivre chacun de nos collaborateurs.

Quels sont les avantages d’une telle démarche de digitalisation de la fonction RH ?

Tout d’abord, les outils que nous avons mis en place avec Microtis, à savoir Gesper Personnel et son module Gesper Formation, nous permettent de gagner beaucoup de temps. Toute l’information est désormais gérée au départ d’une base de données centrale. Par le passé, quand une donnée devait être modifiée, il fallait mettre à jour toute une série de fichiers. Désormais, chaque collaborateur va avoir la possibilité de renseigner ou de modifier lui-même ses informations, via le portail RH MyGesper . La donnée mise à jour est automatiquement prise en compte pour l’ensemble des processus RH mis en place.

En outre, nos métiers sont très réglementés, avec des exigences précises sur les qualifications requises, sur le ratio de personnel qualifié pour encadrer les enfants ou encore sur le volume d’heures de formation que doivent suivre chaque membre du personnel.

Avec la mise en œuvre de ces outils RH, comment évolue la fonction RH ?

Tout d’abord, le temps gagné au niveau du travail administratif nous permet de rester proches des équipes. C’est un élément important pour fidéliser le personnel alors que, à l’échelle du marché, les compétences sont difficiles à trouver. Or, si on est accaparé par le travail administratif, dans un bureau distant des infrastructures d’accueil, maintenir le lien s’avère compliqué. La numérisation de la fonction RH nous permet de passer plus de temps au plus près des équipes. En outre, ces outils informatiques RH ainsi que les données qu’ils compilent, hébergées dans le cloud, sont accessibles où que l’on se trouve. Je peux emmener mon bureau partout avec moi.

Comment ces outils RH vous permettent-ils de mieux soutenir la direction ?

Les solutions de gestion RH mises en place, en nous fournissant des indicateurs et en permettant de sortir des rapports, nous permettent de mieux visualiser ce qui se passe au sein des équipes. On peut par exemple évaluer l’évolution de l’absentéisme, le niveau de qualification ou l’ancienneté des collaborateurs au sein d’une équipe, et beaucoup d’autres choses. Cela nous permet d’ être un vrai partenaire de la gestion de l’entreprise et de son développement . Ces outils nous permettent aussi de mieux anticiper les échéances à venir, pour mieux envisager les défis en termes de remplacement du personnel et de recrutement, tout en veillant à maintenir une véritable culture d’entreprise. Notre force tient aussi à l’expérience de nos équipes autour de notre projet pédagogique. Il faut que le savoir-faire puisse se transmettre, en favorisant la diversité au sein des équipes. C’est un enjeu clé de planification auquel ces outils nous aident à répondre.

Découvrez comment Microtis peut vous accompagner dans votre projet de  digitalisation de la fonction RH  .