Entrant en vigueur en avril, dans un contexte post-pandémique, la Commission de surveillance du secteur financier (CSSF) a publié une circulaire mettant à jour l’encadrement du télétravail au sein des entités sous sa supervision. Bien plus étoffé que la précédente circulaire en la matière, le présent texte détermine que pour bénéficier du télétravail, le contrat d’embauche d’un employé doit autoriser que le travail puisse être effectué hors des locaux de l’employeur.

Il est attendu des entités régulées qu’elles mettent en place des politiques définissant les lieux à partir desquels les travailleurs peuvent télétravailler. La technologie utilisée pour exécuter les tâches en dehors des bureaux doit également faire l’objet d’un accord préalable de l’employeur.

La CSSF laisse la liberté à chaque entité de la Place d’évaluer dans quelles mesures elle autorise son personnel à travailler à distance, tout en tenant compte des risques qui pourraient en découler. En ce sens, elle met en garde les entreprises de plus petite taille à considérer une potentielle adaptation de leur organisation interne.

La continuité des activités

En effet, la circulaire insiste sur l’exigence pour les entités assujetties de maintenir constamment «une administration centrale robuste au Luxembourg et une substance suffisante en leurs locaux». Ceci pour favoriser une réponse rapide en cas d’urgence.

De plus, le télétravail ne doit pas compromettre le fonctionnement opérationnel régulier des entités surveillées, souligne la CSSF, en particulier sous l’angle de la continuité des activités, de la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données et des systèmes d’information. Au regard de la sensibilité de ces exigences, le télétravail est organisé «sous la responsabilité ultime» du conseil d’administration.

Bien avant la crise sanitaire, la CSSF recevait déjà de nombreuses demandes de clarifications de la part de professionnels du secteur financier. Avec l’arrivée de la pandémie de Covid-19 et le premier confinement, le régulateur avait alors émis des recommandations sur le télétravail, de façon harmonisée et non plus de façon individualisée en réponse à chaque demande qu’elle recevait.

Un travail d’un an et demi

Le présent texte a toutefois pris près d’un an et demi pour aboutir. Dans un podcast mis en ligne sur son site web, la CSSF explique qu’il a d’abord fallu rassembler l’ensemble des requêtes en matière de télétravail provenant des entités supervisées afin d’établir une première base de travail.

La CSSF indique qu’elle a également dû prendre en considération les spécificités de chaque type d’entité, allant des grandes banques comptant plusieurs centaines de personnes à certaines sociétés de gestion qui ne tournent qu’avec une poignée d’employés. Le régulateur souligne d’ailleurs la complexité du secteur financier, qui recense environ 60.000 employés et contribuant à près de 30% du PIB.

La composition internationale du marché du travail du secteur financier luxembourgeois a aussi conduit à rendre la tâche des auteurs du texte plus ardue. Sur ce point, la CSSF indique que la circulaire fraîchement publiée ne se substitue pas aux textes légaux en matière fiscale.