Figurant parmi les plus grands bureaux d’ingénieurs au Luxembourg dans le domaine technique, Felgen & Associés collabore avec les architectes pour satisfaire les maîtres d’ouvrage et planifier des immeubles dans lesquels les futurs occupants se sentiront à l’aise. Ils disposent de toutes les compétences nécessaires pour intervenir de la première esquisse à la remise des clés. « Nous avons remarqué que le flux d’information a considérablement augmenté ces dernières années. Il nous était difficile d’y répondre de manière optimale et de l’encadrer. Nous rencontrions des difficultés à garder nos documents à jour en raison de notre ancienne structure. De plus, les données étaient conservées localement ce qui compliquait l’accès à ces informations », explique Olivier Genco, Administrateur.

Proposer une solution adaptée aux besoins de l’entreprise

Pour rester compétitifs et réactifs au marché, les administrateurs et associés de Felgen ont fait appel à Nvision, convaincus par son approche reposant sur l’écoute des besoins et l’analyse des outils existants. « Les bases étaient déjà présentes mais le bureau avait besoin d’aide pour se mettre au goût du jour. Les deux challenges étaient de rassembler et d’uniformiser les données pour que chaque collaborateur puisse y accéder mais également de maîtriser le surplus d’information ; au niveau des emails notamment. Notre mission était de comprendre la méthodologie de l’entreprise pour l’amener vers des solutions adaptées », précise Mike Sergonne, Managing Partner Nvision.

En tant que business partner digital, Nvision aide les clients à prendre les bonnes décisions sur les questions digitales. « Nous offrons une forme de conseil pragmatique tout en restant agnostique par rapport aux technologies. Nous examinons les difficultés et points d’amélioration et formulons des propositions permettant par exemple aux entreprises d’optimiser leur communication. Au fil des ans, notre mission s’est élargie et notre conseil est devenu plus générique ».

Une démarche collaborative

L’accompagnement par Nvision a débuté par un état des lieux de l’entreprise ainsi que des workshops avec la direction mais aussi les collaborateurs pour comprendre la manière de travailler, les éventuelles sources d’insatisfaction et les besoins émergents. « Ces ateliers ont abouti à une série de problématiques à travailler : gestion des mails, structure de travail pour les projets, etc.  Si nous avions une expertise certaine dans les outils digitaux propres à notre métier tel que le BIM, nous avions de la marge de progression quant aux outils annexes. Des workshops supplémentaires ont alors été organisés pour chacune d’entre elles, tout en conservant une vision globale », commente Gaëtan Morelle, Associé gérant au sein du bureau d’ingénieurs Felgen & Associés.

« Il est important de connaître la maturité digitale d’une entreprise car l’effort à fournir sera différent. À partir de ces entrevues, nous avons défini une stratégie digitale sur la durée car il est impossible de tout mettre en place simultanément. Nous menons une analyse détaillée, interrogeons les collaborateurs et trouvons des solutions auxquelles nous les initions. Cette mise en place est le début du change management », ajouté Mike Sergonne.

Repenser sa manière de travailler et de communiquer

Cette démarche a permis à la direction de l’entreprise d’ouvrir les yeux et de s’appuyer sur des solutions satisfaisantes réunissant les données et favorisant les échanges. « Nous avons intégré un nouveau système aux logiciels déjà utilisés. Nous avons choisi de mettre en place bon nombre d’outils différents pour élargir notre champ d’action. Ce dernier va de la communication à un vrai outil de collaboration garantissant une meilleure gestion des projets mais aussi des mails. Les retours sont très positifs. Tout est maintenant centralisé et rapidement accessible », déclare Olivier Genco.

Les deux partenaires ont décidé de privilégier les outils dans un environnement de Microsoft, se basant comme outils de la ralliement, la plateforme Teams configurée sur mesure et ceci après avoir constaté que cet outil comblait un grand nombre des problématiques vu les multiples possibilités qu’il offrait. Pour les points restants, des développements sur mesure ont été menés endéans l’outil pour compléter cette approche et en faire un outil complet de la gestion de projet à la centralisation des données.

La disponibilité des documents y est également garantie, comme l’explique Gaëtan Morelle. « Nous voulions restructurer les informations à disposition des collaborateurs et augmenter l’efficacité de nos processus. Par exemple, le partage d’expérience est facilité par la mise en place sur la plateforme des difficultés et solutions rencontrées sur nos différents projets. Des adaptations sont encore nécessaires mais nous sommes sur la bonne voie ».

En effet, la solution proposée par Nvision est évolutive. « C’est un travail sur la continuité, les collaborateurs doivent maintenant s’y habituer. Le digital ne s’arrête toutefois pas demain et d’autres challenges sont à venir », conclut Mike Sergonne.

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