Chaque volet de cette crise sanitaire crée un nouveau défi pour les entreprises en matière de gestion des ressources humaines. Le confinement en 2020, les , le télétravail, la prolongation, souvent au dernier moment, des accords avec les pays frontaliers à ce sujet,… Le dernier en date: le , obligatoire au travail depuis le 15 janvier dans toutes les entreprises. Comment les sociétés, de différentes tailles et différents secteurs, gèrent-elles cela?

«Mi-décembre, nous avons communiqué en interne que nous allions le mettre en place en nous alignant sur les mesures gouvernementales», soit au 15 janvier, raconte Céline Seré de Lanauze, responsable des ressources humaines chez System Solutions. En précisant à ceux qui hésitaient à se faire vacciner «d’y réfléchir et d’éventuellement le faire» pour pouvoir profiter . Un rappel a été fait à la rentrée, le 10 janvier. 60% se sont inscrits sur la liste des vaccinés et guéris, les autres doivent se rendre à la réception chaque matin pour se faire checker. «La réceptionniste, en charge du CovidCheck et qui détient la liste, fait aussi un tour dans les bureaux au cas où.»

Pour l’instant, «nous n’avons pas eu de conflit», assure la responsable des ressources humaines de l’entreprise informatique de 56 salariés. «Certains se sont fait vacciner alors qu’ils n’étaient pas forcément pour, mais afin de se faciliter la vie». Elle a aussi dû répondre à beaucoup de questions sur la validité des certificats.

Des réunions tous les deux mois

En matière de télétravail, «il n’y a pas de différence entre les vaccinés et les non-vaccinés», a tranché l’entreprise. Soit deux jours de présentiel par semaine. Un autre sujet qui évolue au gré de la situation sanitaire.

«Le board se réunit tous les deux mois pour évaluer l’évolution et prendre des décisions», détaille Céline Seré de Lanauze.  Les «news» de l’intranet et les réunions Teams sont devenus des rendez-vous incontournables pour les salariés.

Assurer l’équité entre les équipes

Chez BGL BNP Paribas, «dès février 2020, nous avons mis en place un comité de gestion de crise», raconte , en charge de la responsabilité sociale des ressources humaines de la banque. Il se compose du CEO, des fonctions (c’est-à-dire le membre du comité exécutif en charge de cette fonction et le responsable qui gère l’opérationnel) Risques, RH, Facility et IT et des partenaires sociaux représentés par le président de la délégation du personnel et la déléguée à la sécurité. «Le rythme de réunion change en fonction des vagues, mais c’est minimum une fois par mois.»

La communication se fait ensuite de trois façons: «push, pull et interactif». Soit «le bon vieux mail à l’ensemble des collaborateurs, pour s’assurer que chacun a bien reçu l’information», la «page intranet dédiée à la gestion de crise où le collaborateur peut venir chercher ce dont il a besoin» et pour l’interactivité, un rendez-vous en visio régulier auquel sont invités à participer ses 4.050 salariés. «Nous avons remarqué qu’il y avait plus d’interaction que lors d’une grande conférence», parce que les personnes peuvent poser leurs questions par écrit, alors qu’ils n’auraient pas forcément pris la parole dans une salle remplie.

C’est donc par ces moyens que les salariés ont appris pour le CovidCheck au travail au 15 janvier. «Sa mise en œuvre s’est très bien passée», affirme Fabienne Dasnoy. En cas de besoin, la banque dispose d’une cellule d’écoute à laquelle les employés peuvent se confier de manière confidentielle. Lors des échanges, «il y a de la compréhension du fait qu’il s’agit de contraintes légales, indépendantes de la volonté de l’employeur».

Les évolutions de la pratique du télétravail lié à la crise sont décidées de la même manière. Depuis janvier et la nouvelle vague de cas, la banque est passée, pour les personnes dont le poste le permet (la majorité), d’une semaine sur deux en télétravail à trois jours sur site toutes les deux semaines. Ces décisions ne sont «pas dérogeables», par un chef d’équipe préférant le présentiel par exemple. «Ce qui permet de garantir l’équité entre les équipes.» Dans des situations exceptionnelles, la cellule d’écoute analyse la situation et peut accepter le retour en permanence au bureau, avec le respect des distanciations. «Ces situations sont rares.»

L’option du 0 télétravail

Comment adapte-t-on les règles dans une entreprise où, à l’inverse, la majorité des salariés ne peuvent pas travailler à distance? «Je suis d’avis que les règles s’appliquent à tous les collaborateurs», explique Lionel Ferber, junior partner du groupe familial des salons de coiffure Ferber, qui gère les ressources humaines. «Dans notre entreprise, il n’y a pas de télétravail». Ici non plus, pas de difficultés à communiquer sur la mise en place du CovidCheck. «Nous avons un nombre très important de personnes qui peuvent figurer sur la liste des personnes vaccinées ou guéries. Ceci facilite le contrôle CovidCheck, réalisé par nos gérants dans les 12 salons», depuis le 15 janvier également.

Lionel Ferber explique: «Nous essayons toujours d’éviter le «bon» maladie, qui est devenu comme une arme contre le patron. La plupart du temps, en discutant et en identifiant le problème, nous trouvons une solution ensemble.» Sur les 165 employés, une personne a pris un congé sans solde de six heures par semaine pour réduire sa présence au travail et donc les coûts de tests à quatre jours au lieu de cinq par semaine.

Un problème vient de l’organisation des quarantaines, nombreuses en ce moment partout au Luxembourg. «Vu que nous travaillons majoritairement sur rendez-vous, nous devons avertir tous les clients que leurs coiffeurs de référence seront absents.» 

La librairie Ernster comptait mettre en place le CovidCheck dès le 2 janvier, lorsqu’il était encore facultatif. Lorsque l’entreprise a communiqué sur le sujet à ses 90 salariés en décembre, elle a appris que «cinq ou six n’étaient pas vaccinés». L’entreprise a donc décidé de «décaler l’application du CovidCheck au 15 janvier» pour leur laisser le temps de recevoir leurs doses, explique Annick Ernster, en charge des ressources humaines dans l’entreprise familiale. Résultat: il n’y a plus qu’une personne qui n’est pas vaccinée ou guérie. «Elle est en congé cette semaine, mais nous a dit qu’elle allait ramener un certificat comme prévu par la loi», assure-t-elle. «Les responsables ont des listes de vaccinés et guéris avec les dates, elles seront détruites fin février. Pour l’instant, tout fonctionne. Nous n’avons pas eu d’oppositions.»

Ici non plus, «nous n’avons jamais eu de télétravail», sauf pour des cas «exceptionnels». Par exemple, quand la crèche de la responsable de la comptabilité a fermé. Le peu de salariés dans les bureaux qui pourraient, techniquement, télétravailler n’en ont jamais fait la demande, selon Annick Ernster. «Ils sont aussi d’avis que c’est mieux d’être au bureau.»

Des recommandations adaptables

Chez ArcelorMittal, «à la louche, un tiers des employés sont éligibles au télétravail», estime l’entreprise sidérurgique de 3.660 salariés. Pour ces derniers, la recommandation est alors de «trois jours de présence par semaine». Son application peut varier d’une équipe à l’autre. «Trois jours, c’est un minimum. Si un responsable pense que son équipe doit venir quatre ou cinq jours, c’est lui qui décide.» Cette situation ne crée-t-elle pas des frustrations chez certains? «Nous n’avons pas de problématique spécifique. Comme dans toute communauté, il y a sûrement des gens mécontents.» Un accord a également été négocié avec les représentants du personnel pour l’inscrire à plus long terme, mais il n’a pas encore été communiqué.

Les décisions liées à la crise sont prises de manière «collégiale». Les réunions de crise se tiennent quand les annonces gouvernementales le requièrent. La communication de ces décisions dépend de qui porte le projet, à la fois par mail, sur l’intranet, sur les écrans télévisés et les panneaux d’affichage de la société.

Pour le CovidCheck, l’entreprise a décidé de désactiver les badges des personnes ne s’étant pas inscrites sur les listes de vaccinés ou guéris, qui doivent alors montrer leur certificat à l’entrée chaque matin. Pour éviter tout conflit, «cela a été expliqué noir sur blanc», précise l’entreprise. «C’est une réglementation qui s’applique. C’est comme porter un casque sur les chantiers, ce n’est pas une option.» Depuis son entrée en application le 15 janvier, le nombre de personnes ayant dû rentrer chez elles sans salaire parce qu’elles n’avaient pas de CovidCheck valide «se compte sur les doigts d’une main». 

Reste à savoir quels seront les prochains défis, peut-être liés à une