Trois mois. C’est le temps qu’il reste aux moyennes entreprises (chiffre d’affaires compris entre 8,8 et 40 millions d’euros, effectif de 50 à 250 salariés) pour se mettre à la facturation électronique. La date limite est fixée au 18 octobre.

, la loi du 13 décembre 2021 entrée en vigueur le 18 décembre 2021 . Un règlement grand-ducal détermine que le réseau commun utilisé est Peppol. Les plus grandes entreprises s’y sont mises le 18 mai. Les plus petites ont jusqu’au 18 mars 2023.

Un PDF n’est pas une facture électronique

La première étape s’est bien passée selon Yanniss Levron, gérant de Change digital, qui accompagne les entreprises dans leurs démarches de digitalisation. Il craint pour les moyennes entreprises, qui pourraient se réveiller «en septembre ou en octobre, quand les problèmes arriveront». Surtout que «certaines ne se sentent pas concernées, car la loi parle de marché public. Or, cela concerne toutes les formes de facturations aux organismes publics», insiste Julien Gondon, directeur opérationnel de Biaclog, spécialisée dans le développement informatique.

Pour eux, la facturation électronique «améliore la qualité de l’information». Par exemple, les factures où le calcul de la TVA est erroné sont automatiquement rejetées. Elle apporte aussi «une garantie de distribution au destinataire». Le système Peppol évite aussi de «passer par des mails, diminuant le risque de phishing ().» Si la loi ne concerne que les factures avec des organismes publics, les grandes entreprises commencent déjà à l’utiliser entre elles remarquent-ils.

Mais la mise en place s’accompagne de difficultés. «Pour utiliser le réseau Peppol, il faut s’enregistrer avec un certain numéro. Normalement cela devrait être le numéro de TVA intracommunautaire. Mais tous les organismes publics n’en ont pas. Ils utilisent donc le matricule», illustre Julien Gondon. Il faut alors ajouter un deuxième champ, ce qui demande un «développement informatique supplémentaire». De même, «certaines entreprises pensent que le PDF est une facture électronique, or ce n’est pas le cas», complète . Ce ne sont que «quelques exemples» qui montrent que la mise en place du système peut prendre plus de temps que prévu.

Ils estiment son coût entre «zéros et plusieurs dizaines de milliers d’euros», selon l’état de digitalisation initial.

Un nouveau coût, mais moins élevé

Du côté des entreprises, «nous sommes prêts», affirme Georges Eischen, associé-gérant de La Provençale. «La partie informatique est développée. Mais nous devons envoyer les données à travers un fournisseur de services payant». Il ajoute avoir été surpris au sujet du développement supplémentaire étant donné que «beaucoup d’organisations étatiques n’ont pas de numéro TVA». Pour lui, «cela va tuer certainement encore des petites entreprises qui n’auront pas la capacité technologique de mettre cela en place».

Contacté, le ministère de la digitalisation précise avoir publié une.

Concernant les coûts, «vu que les points d’accès Peppol sont proposés par des acteurs privés, des prestataires de service Peppol, et vu que la mise à disposition, l’entretien, le support, la maintenance et les services connexes fournis autour du point d’accès Peppol engendrent des coûts pour ces derniers, il va de soi qu’ils ne vont pas fournir leurs services gratuitement.». Il estime le coût d’une facture électronique inférieur de 40 à 70% à celui de la facture papier (entre le support et le service postal).

Change digital calcule 15 centimes à un euro par facture électronique. Des tarifs «ni dictés ni contrôlés par l’État», admet le ministère, qui parle cependant d’un coût plus bas, «jusqu’à une vingtaine de centimes par facture».

Plus de six mois de mise en place

«Nous faisons le développement de notre système ERP pour la facturation électronique. Nous devons mettre à jour nos bases clients, une des tâches les plus importantes, car nous avons besoin d’une cinquantaine de données précises», raconte de son côté Jochen Holletschek, directeur technique chez Luxplan. Le bureau d’ingénieurs devra lui aussi être au point le 18 octobre. Il regrette que la liste des identifiants Peppol des organismes publics fournie par l’État ne dispose pas de données précises pour chacun, comme «l’adresse, l’adresse mail, le numéro IBAN».

L’entreprise a commencé à travailler sur la facturation électronique en mars et pense être prête en septembre. Cela a représenté un investissement d’environ 100.000 euros. À long terme, «je pense que la digitalisation va nous servir. Il n’y aura plus de factures perdues».

Une autre question se pose: que se passe-t-il si une entreprise prend du retard dans la mise en place de la facturation électronique? «Potentiellement, le non-paiement de leurs factures», répond le ministère.

Cette interview est issue de la newsletter hebdomadaire Paperjam Trendin’, le rendez-vous pour suivre l’actualité de l’innovation et des nouvelles technologies. Vous pouvez vous y abonner