Le 20 décembre 2001, l'Union européenne adoptait la Directive 2001/115 "facturation électronique" prévoyant une mise en oeuvre dans les législations des Etats membres pour le 1er janvier 2004 au plus tard.
Lors de cette nouvelle édition du "Thursday Talk", Olivier Maréchal et Erwan Loquet, tous deux associés du cabinet luxembourgeois Deloitte, ont passé en revue les dispositions de cette directive qui est applicable au Luxembourg depuis le 1er juillet 2003.
Il fut question de déceler les réelles opportunités d'une directive qui est, somme toute, loin de constituer une contrainte réglementaire supplémentaire.
Justifiée par un environnement économique et technologique en rapide mutation, la directive a un double objectif: harmoniser les mentions obligatoires à faire figurer sur toutes les factures européennes et autoriser, au niveau européen, l'utilisation des nouvelles technologies informatiques et de télécommunication, pour la transmission des factures et le stockage de ces dernières.
En effet, l'harmonisation des dispositions de chaque état membre de l'Union européenne en matière de facturation, associée à la faculté de transmettre ces factures par voie électronique, ouvre la voie à une automatisation du processus de facturation.
Il sera désormais possible de se passer de papier dans les processus de facturation. Mais pour que ces échanges électroniques soient reconnus par les différentes autorités des états membres de l'Union, il faudra satisfaire à un certain nombre de pré-requis, et notamment aux deux points suivants: toutes les factures émises et reçues électroniquement devront être stockées en s'assurant que l'intégrité des informations est maintenue et l'authenticité de l'origine de la facture devra être garantie.
Les implications sont donc fortes en matière de système d'information, tant du point de vue des outils d'archivage que de la sécurité des communications. Le développement de systèmes de cryptage basés sur le principe de "clé publique / clé privée" est donc à attendre.
Chaque entreprise doit par conséquent se poser un certain nombre de questions pour bien évaluer les coûts et les bénéfices résultant d'une automatisation de ses processus de facturation. Les facteurs à prendre en compte sont notamment les volumes de transactions, le nombre de fournisseurs ou de clients, le niveau de maturité du secteur économique considéré.
Il est clair que pour les sociétés qui sauront saisir cette opportunité et investir dès à présent dans ce processus d'automatisation, l'avantage sera encore renforcé dans la perspective de l'élargissement européen dès mai 2004.
Dans tous les cas, les entreprises doivent dès maintenant conduire une analyse sérieuse de l'impact que cette directive aura sur leur activité et décider de la marche à suivre. Le projet à mettre en oeuvre pourra être de nature différente selon les ambitions de chacun: soit simplement se réduire à une adaptation minime des systèmes et des procédures pour s'assurer que les factures contiennent bien les mentions obligatoires et que les numéros de TVA des clients sont bien renseignés; soit, de façon plus profonde, consister à revoir les modes de communication avec fournisseurs et clients pour augmenter le pourcentage des transactions traitées automatiquement.
Il est primordial ne pas sous-estimer les efforts nécessaires à la conduite de tels changements. La mise en place d'une équipe de projet multidisciplinaire est à recommander fortement. Les compétences requises sont en effet multiples : fiscales, opérationnelles, organisationnelles et informatiques.