Malgré d’incontestables progrès, on est encore loin de l’entreprise «zéro papier». Pour réduire les coûts et diminuer la consommation de papier, le premier recours consiste à encourager à l’impression recto verso. Dans son étude intitulée «Cost-Cutting Initiatives for Office Printing», l’institut Gartner affirme que la généralisation de cette pratique induirait une baisse du budget de l’ordre de 30%.

Très souvent, c’est en agissant sur le comportement des collaborateurs et en responsabilisant les équipes que l’on obtient les résultats les plus probants. Il est ainsi possible de déployer un système d’identification au sein du parc d’imprimantes multifonctions. Qu’il s’appuie sur l’utilisation par badge, empreinte digitale ou code individuel, ce dispositif assure un suivi personnel des usages en matière d’impression, dans une optique de sensibilisation des collaborateurs et d’optimisation des usages.

Certaines entreprises organisent des challenges internes sur la base des données collectées de façon à récompenser les services les plus écoresponsables ou les plus économes. Au-delà de l’impression recto verso, les logiciels et les réglages d’impression permettent d’activer un mode brouillon, d’agir sur la mise en page (taille des marges, corps de texte…) ou encore de recourir à des polices de caractères nécessitant moins d’encre.

Adoptez les dernières technologies d’impression

Une fois les pratiques vertueuses instaurées, il est possible de réaliser des économies à long terme en renouvelant le parc d’imprimantes et en s’orientant vers des technologies d’impression innovantes ou plus en phase avec les usages.

À l’instar des automobiles, chaque génération d’imprimante marque des progrès en termes de consommation d’encre. Toshiba commercialise par exemple, depuis l’an passé, des modèles qui exploitent un système d’encre effaçable avec comme promesses la perspective de pouvoir utiliser jusqu’à cinq fois la même feuille et de réduire de 80% la consommation de papier.

Accentuez les efforts de dématérialisation

La réduction des coûts d’impression passe également par la dématérialisation des documents de l’entreprise. Beaucoup de documents sont toujours imprimés, à l’image des contrats, formulaires et autres factures. Au-delà de l’empreinte économique et écologique, cette littérature induit des coûts de stockage et une perte de productivité certaine quand il faut retrouver un document. Un projet de dématérialisation permet à une entreprise de systématiser la numérisation des documents papier, mais aussi leur archivage électronique et un système documentaire autorisant des recherches par mots-clés.