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Étude inédite

Comment ne pas être envahi par les e-mails



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En France, 40% des salariés se disent stressés à l’idée de recevoir trop de courriers électroniques. (Photo: Shutterstock)

Le site britannique de recrutement CWJobs a mis en ligne, cette semaine, son outil de calcul de l’impact des e-mails sur l’environnement... et sur nos conditions de travail. Étonnant.

Un employé qui recevrait 200 e-mails par jour, soit 49.000 par an, émettrait 240 kilos de CO2. Autant que 24.000 sacs en plastique. Ou que 3.000 gobelets en plastique, ou encore 544 kilomètres en voiture, affirme le site britannique de recrutement CWJobs.

Selon ce site, les employés passent en moyenne 13 heures par semaine sur leurs e-mails, ils les vérifient 15 fois par jour en moyenne.

La Maison Blanche reçoit 30.000 courriers électroniques chaque jour. Tim Cook, le patron d’Apple, de 700 à 800, et Bill Gates... 40 à 50.

Comment faire pour se débarrasser de ce qui peut-être un fléau? La patronne du Huffington Post, Arianna Huffington, a par exemple décidé de supprimer automatiquement les e-mails qui arrivent pendant l’absence d’un employé. L’expéditeur reçoit un e-mail qui lui dit de le renvoyer quand son interlocuteur sera revenu si c’est vraiment utile.

Mais CWJobs propose une série de conseils aussi basiques que pleins de bon sens:

- S’assurer que l’on envoie ses mails à la bonne audience. Et donc de ne pas mettre des personnes en copie pour qui cela ne fait pas forcément de sens;

- S’assurer que l’on envoie le bon contenu. Est-il vraiment utile de mettre une pièce jointe, sachant que celle-ci va faire passer le bilan carbone du mail de 4g à 50g de CO2?

- Mettre en place une grille des meilleurs moments pour répondre et une prioritisation;

- Effectuer un contrôle de qualité avant d’envoyer, pour que l’e-mail contienne toutes les informations nécessaires et ne nécessite pas un échange d’e-mails pour pallier certains manques;

- Mettre à jour aussi régulièrement que possible ses listes de diffusion pour éviter d’envoyer des courriers électroniques à des personnes qui se sont désabonnées, ou dont l’adresse n’est plus bonne;

- Et... se parler en direct, ce qui permet de régler de nombreux problèmes et questions en suspens.

Dans une étude parue en France en novembre , l’Ademe en ajoute quelques-uns, comme:

- Optimisez la taille des pièces jointes: fichiers compressés, images et PDF basse définition… Si vous voulez placer un logo dans la signature, transformez le texte et le logo en une seule image basse définition;

- Trouvez des alternatives si la pièce jointe est très lourde: utilisez une clé USB, un lien hypertexte à la place d’un document… L’usage des sites de transfert de fichiers lourds (FTP…) n’est pas la solution la plus écologique;

- Supprimez les pièces jointes d’un message auquel vous répondez;

- Limitez le temps de lecture à l’écran: envoyez des documents faciles à lire, bien organisés, avec peu de texte (de type «slide», par exemple);

- Stockez uniquement ce qu’il faut, et seulement le temps nécessaire: vous vous protégez contre des utilisations indésirables en plus d’alléger les data centers et d’optimiser l’efficacité de votre équipement;

- Nettoyez régulièrement votre boîte mail, surtout s’il s’agit d’un webmail;

- Supprimez immédiatement tous les spams et installez un antispam sur votre appareil;

- Videz régulièrement le «cache» de votre navigateur.