Cela pourrait l’un des sujets évoqués dans la célèbre émission «Questions pour un champion»: «Je suis un inconditionnel des processus papier, réticent vis-à-vis des technologies, indifférent au coût de gestion de mes actions, détaché des contraintes budgétaires, insensible aux promesses et aux opportunités de la transformation digitale, j’aime tout faire par moi-même. Je suis? Je suis?» Probablement un manager qui n’a jamais entendu parler ni de dématérialisation des factures, ni de format PDF, ni de signature électronique, ni de valeur probatoire!
Mesurer le coût complet pour obtenir une vision globale
Et qu’il serait aisé de convaincre, car la dématérialisation est l’un des rares domaines où le retour sur investissement est significatif, quasi immédiat et simple à comprendre et à expliquer à une direction générale.
La dématérialisation est l’un des rares domaines où le retour sur investissement est significatif.
Il faut cependant bien connaître ses coûts de traitement. Pour cela, il conviendra d’éviter de privilégier les coûts directs (par exemple les charges de personnels), au détriment des coûts complets (temps de saisie des factures, coût de stockage du papier, d’impression, perte de temps en validation et en recherche de documents…).
Ensuite, il sera essentiel d’intégrer les coûts à long terme, surtout lorsque les volumes de factures progressent. Enfin, il ne faudra pas omettre de prendre en compte les éléments plus subjectifs (démotivation des collaborateurs, perte de productivité, image de marque…) pour mettre en avant les composantes objectives, autrement dit ce qui est plus facilement mesurable.
Ainsi, déterminer le coût moyen de traitement d’une facture suppose un travail d’analyse qui va bien au-delà des éléments les plus visibles et les plus faciles à mesurer.
Les coûts les plus faciles à calculer, pour l’implémentation d’une solution logicielle, concernent essentiellement le prix de la licence (globale ou par utilisateur), celui de la maintenance (pour des solutions On Premise) et, éventuellement le coût de la formation des utilisateurs.
Mais, en réalité, le retour sur investissement est encore plus élevé si l’on intègre des éléments plus difficiles à monétiser, tels que les gains liés à la fluidité des workflows, à la vision de bout en bout du cycle de vie de la facture, à la réduction des litiges, des relances et des étapes de validation, à la sécurité de l’archivage, à la conformité réglementaire garantie…
Une réduction significative des coûts de traitement des factures
La dématérialisation des achats et factures fournisseurs permet de réduire les coûts de traitement de 80% et d’accroître la productivité des équipes financières et comptables: cycles de validation divisés par 5 à 20, multiplication par 2 de la productivité de traitement. Rappelons que l’enregistrement comptable d’une facture papier coûte entre 9 et 20€. Le cumul des économies peut être vite impressionnant si l’on considère le nombre d’étapes: copies des bons de commande, envois postaux, temps de validation et de recherche, duplication des factures, stockage papier, perte de factures…
La dématérialisation des achats et factures fournisseurs permet de réduire les coûts de traitement de 80%.
Une telle perspective a de quoi séduire: les directions financières, aux premières loges de l’optimisation des coûts, de l’automatisation, et de la recherche d’un ROI avec le numérique, ne s’y trompent pas. Selon l’étude PWC-DFCG sur les priorités 2019 des DAF français, pas moins de 30% ont placé en tête de leurs priorités les solutions logicielles de dématérialisation des flux de factures fournisseurs, contre 29% en 2018, comme outil pour doper la productivité. «La dématérialisation des cycles fournisseurs et clients restent également à l’ordre du jour des priorités 2019 pour 60% des directions financières, malgré les efforts réalisés depuis plusieurs années», souligne l’étude PWC-DFCG.
Des bénéfices sur l’ensemble du cycle fournisseur
La dématérialisation présente l’avantage d’agir sur l’ensemble du cycle de traitement des factures:
– La gestion des courriers se trouve allégée (et sécurisée). Savez-vous combien de documents gérés par les entreprises sont perdus chaque année? Environ 7%, selon une étude de Kodak Alaris.
– La ressaisie des informations comptables, avec son risque d’erreurs en cascade et de litiges futurs, n’est plus nécessaire.
– La validation de toutes les transactions s’effectue plus rapidement, avec des workflows fluides, des portails adaptés, de la signature électronique et des accès sécurisés.
– Les délais de paiement sont raccourcis, pour le plus grand bonheur des fournisseurs et des gestionnaires de trésorerie.
– La gestion des litiges devient moins un fardeau pour ceux qui en ont la responsabilité, d’autant que la plupart de ces dysfonctionnements auraient pu être évités en amont, lors de la saisie des informations.
– Quant au stockage des volumes de papier, il suffit de multiplier la taille des armoires nécessaires par le prix moyen du mètre carré pour obtenir plusieurs milliers, voire dizaines de milliers d’euros par an pour les plus grandes entreprises.