Le 9 octobre 2023, Generali Luxembourg emménageait dans son nouveau siège social: le bâtiment Cubus. Une décision motivée par la volonté d’offrir aux collaborateurs un lieu de travail moderne et confortable. «Notre volonté de déménager s’est inscrite dans un contexte d’accroissement de nos activités. Nous avions besoin d’espace supplémentaire. Nous étions aussi à un moment où le travail hybride prenait de plus en plus d’ampleur pour nos collaborateurs et notre société», explique Fabrice Walek, Deputy Chief Executive Officer chez Generali Luxembourg.
Pour Méline Geisler, Human Ressources Manager chez Generali Luxembourg, le choix de la situation ne doit rien au hasard. «Nous souhaitions un lieu stratégique pour attirer de nouveaux collaborateurs et avons choisi ce bâtiment à proximité de la gare d’Howald, un quartier en pleine expansion accessible aussi bien aux frontaliers qu’aux résidents. Nous disposons à présent de plus de 1.000m2, ce qui nous permet d’avoir un cadre de travail plus chaleureux et des espaces collaboratifs.» Le bâtiment, respectueux de l’environnement, a obtenu la certification BREEAM.
Une démarche de coconstruction
Pour créer un concept d’espaces de travail offrant de la flexibilité aux employés et adapté aux différentes activités, Generali Luxembourg a fait appel aux services de Colliers. «Cette dernière a été sélectionnée parce qu’elle est reconnue au Luxembourg, est en mesure de traiter nos demandes, dispose d’une véritable méthodologie de travail et est capable de développer un ‘capacity planning’ ainsi qu’un ‘space planning’ répondant à notre cahier des charges», précise Fabrice Walek.
L’accompagnement, qui a duré près d’une année et qui se poursuit aujourd’hui, a débuté par une phase d’analyse de l’existant (AS IS) pour comprendre les enjeux stratégiques du projet, créer un groupe de travail avec des représentants des différentes unités de la compagnie, recenser les besoins de chaque service et consolider le cadrage du projet. «Lors de notre ‘kick off’ en 2022, nous avons défini les enjeux, plannings et critères et avons interrogé les équipes de Generali Luxembourg sur leur fonctionnement. Dans un second temps, nous avons mis en place des ‘workshops’ pour impliquer les employés», commente Yves Meert, Managing Director chez Colliers. La 2e phase, celle de définition du futur concept (TO BE), a en effet pour but de concevoir des modules d’espaces de travail adaptés aux profils d’activité, d’attribuer ces modules et de définir le programme quantitatif des besoins actuels et futurs.
Une 3e phase était quant à elle dédiée à l’architecture d’intérieur et au volet technique afin de finaliser le concept architectural, réaliser les études techniques et, enfin, réaliser le cahier des charges et le planning. «Nous avons abordé, avec les équipes, la structure de leurs départements ainsi que les profils et les besoins des employés. Nous avons ensuite réalisé des maquettes de ‘space planning’ et proposé un plan d’aménagement comprenant des espaces collaboratifs, zones de détente, espaces de réunion, bulles acoustiques, etc.», détaille Nuwar Babelian, Head of Design Department chez Colliers. «Nous avons pu répondre aux demandes des collaborateurs et analyser la matrice de proximité pour définir quelles équipes devaient se trouver ensemble», ajoute Méline Geisler.
Lors du déménagement, le mobilier a été renouvelé en privilégiant des matières durables comme le bois. Si une partie de l’existant a été intégrée, le reste du mobilier a été donné à des associations. Le matériel IT a quant à lui trouvé usage dans des écoles d’Afrique. Ces actions illustrent pleinement l’engagement de Generali Luxembourg en matière de responsabilité sociale, consolidant davantage sa certification «Entreprise Responsable» (INDR).
La préparation, clé de la réussite: l’expédition Colliers Luxembourg vers l’excellence
Pour Patrice Bless, Project Manager chargé de la partie opérationnelle de ce projet chez Colliers, «la philosophie de l’entreprise repose sur des principes clairs: une préparation minutieuse, la satisfaction du client et le choix de partenaires appropriés constituent les fondations de tout projet réussi. Cette approche, combinée à une vision novatrice, guide nos actions. L’implication en amont de Generali Luxembourg a été un avantage significatif, tout comme l’établissement d’une chaîne de décision courte. Avec Colliers, nous nous dirigeons vers l’excellence dans le monde des affaires de l’immobilier, ce qui s’est traduit par une gestion efficace des coûts et de la qualité, ainsi que par le respect des délais, nous permettant même d’achever le projet et permettant à Generali Luxembourg d’emménager un mois avant la date initialement prévue.»
Ce projet stratégique a pu aboutir grâce au travail d’une équipe mixte, selon Yves Meert. «Nous avons pour habitude d’accompagner le client et de l’écouter tout en étant force de proposition pour aboutir à un concept d’espaces de travail adapté à ses besoins. Dans le cas de Generali Luxembourg, nous avons apprécié l’implication totale de ses équipes. Sans implication du client, il n’est pas possible d’y arriver. Le temps du projet, nous nous sommes mis à sa place.»
Chez Generali Luxembourg, cette collaboration est perçue comme positive. «Nous avons profité d’un accompagnement clé en main jusqu’à la livraison. Le bien-être des collaborateurs est garanti, ce qui nous rend attractifs en termes de ‘new way of working’», explique Fabrice Walek. Et Méline Geisler de conclure: «C’est une pleine réussite grâce à l’ensemble des parties prenantes. Chacun a pu faire entendre sa voix.»
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