Depuis sa promulgation le 16 avril 2014, la directive européenne 2014/55/UE2 a été transposée dans la majorité des pays européens. Son objectif est clair: faire de la facture électronique le mode de facturation le plus répandu dans l’Union européenne. Telle la première étape d’un projet d’envergure, cette directive impose aux fournisseurs d’émettre et de recevoir des factures électroniques conformes à la norme européenne dans le cadre des marchés avec l’administration publique (B2G).
Les pays européens, chacun à leur rythme – mais tous à terme – communiquent et légifèrent sur la facturation électronique
La facture «papier» disparait peu à peu, en faveur de la facture électronique. Les pays européens, chacun à leur rythme – mais tous à terme – communiquent et légifèrent sur la facturation électronique.
Pour être en règle avec l’ensemble des recommandations locales et européennes, les entreprises doivent donc appréhender et maitriser de nouveaux outils pour émettre et recevoir les factures au format requis. La question n’est plus de savoir s’il faut amorcer son projet, mais plutôt quel outil choisir !
Les 10 critères incontournables pour choisir la bonne solution
1. La facilité d’intégration avec les logiciels comptables: une solution de dématérialisation a pour obligation de coexister avec des logiciels existants, notamment pour l’exportation des données ou encore la transmission de données à l’administration fiscale.
2. L’automatisation des processus de saisie et de validation des factures, avec une capture omnicanal de tous types de documents, quel que soit le format (papier ou numérique pendant la phase de transition hybride).
3. La traçabilité de bout en bout et la sécurité: la solution doit proposer des mécanismes d’authentification des utilisateurs, avec un classement/archivage électronique sécurisé.
4. L’accessibilité: du fait de l’évolution des usages, les utilisateurs doivent pouvoir utiliser la plateforme de dématérialisation au moment et depuis l’endroit qu’ils souhaitent.
Une solution de dématérialisation a pour obligation de coexister avec des logiciels existants
5. L’élaboration de tableaux de bord: afin de tirer profit des données générées en temps réel, et d’élaborer de nouvelles stratégies 2.0 «data-driven».
6. L’évolutivité de la solution: l’éditeur doit garantir qu’elle évoluera pour s’adapter aux nouvelles exigences techniques ou réglementaires.
7. L’utilisation en mode SaaS/cloud: c’est un gage de minimisation des coûts, d’agilité, d’adaptation aux usages et aux volumes.
8. La détection automatique des anomalies: par exemple pour identifier des montants inhabituels ou des documents falsifiés.
9. L’autorité de la solution dans le secteur: Il est bon de vérifier que la liste de ses clients est conséquente et que ceux-ci témoignent des bénéfices de la solution qu’ils ont mis en place.
10. La qualité du support et de l’accompagnement de l’éditeur: avec une Hot Line facilement accessible ainsi qu’une aide pour le paramétrage et la formation des utilisateurs.