En fonction des développements à venir et des adaptations progressives des entreprises, cet article est susceptible d’être mis à jour régulièrement.
Impréparation? Manque de consignes claires en interne? Matériel informatique inadapté? Refus des salariés de télétravailler? Attente de nouvelles mesures gouvernementales?
, les employés étaient moins nombreux que la veille à venir au bureau, probablement du fait des annonces de confinement de la Belgique dans le contexte de pandémie de coronavirus.
Mais le télétravail est loin d’être généralisé. Depuis plusieurs jours, , CEO de Luxembourg for Finance, tout comme la CSSF (Commission de surveillance du secteur financier), appelle pourtant les employés du secteur à travailler à distance.
De nombreuses sociétés du secteur financier semblent attendre une déclaration officielle de confinement de la part du gouvernement luxembourgeois pour faire travailler leurs salariés à la maison.
Certains observateurs rapportent également que des sociétés ne sont pas bien équipées en ordinateurs portables et n’ont pas l’habitude du télétravail, à cause du traitement d’informations sensibles ou d’une culture d’entreprise qui ne s’est pas adaptée jusqu’à présent.
Les sociétés luxembourgeoises sont souvent des filiales de groupes, dont la maison mère se trouve dans un autre pays, ce qui peut aussi complexifier la coordination.
«Split operations»
Selon des témoignages anonymes, «la situation est encore prise trop à la légère dans plusieurs organisations qui emploient des centaines de personnes dont la présence physique semble largement non justifiable».
Ou encore: «Plusieurs amis travaillant dans différents établissements bancaires d’envergure de la Place et n’occupant absolument pas des fonctions stratégiques continuent d’aller travailler, et n’ont reçu aucune consigne particulière les invitant à limiter leurs déplacements professionnels au strict nécessaire. Cette absence de politiques internes au cœur du premier secteur économique de ce pays relève, à mesure que le temps passe, de l’irresponsabilité collective.»
Différentes entreprises du secteur nous ont dès lors communiqué leurs pratiques (lire ci-dessous). Beaucoup d’entre elles ont mis en place un système de «split operations» pour séparer les équipes, soit entre différents sites, soit entre télétravail et présentiel.
, «les banques au Luxembourg préparent depuis plusieurs semaines déjà leur plan de continuité des activités, dans le but d’assurer le bon fonctionnement du service à la clientèle avec un minimum d’interruption dans la situation actuelle. Concrètement, cela signifie activer les plans établis pour certains membres du personnel travaillant à domicile, répartir les équipes sur plusieurs sites afin de s’assurer que la contamination en un seul endroit n’affecte pas le service global, organiser des réunions par conférences web ou téléphoniques, veiller à ce que les plates-formes de banque en ligne puissent fonctionner sans interruption, augmenter le contact téléphonique avec les clients, etc.»
Même s’il est peu répandu, un autre cas de figure peut par ailleurs compliquer la tâche des employeurs, à savoir celui des salariés qui veulent venir travailler coûte que coûte.
«Sauf à ce que le législateur prenne une mesure spécifique le permettant dans le cas présent, l’employeur n’a pas les moyens de forcer un salarié à télétravailler, ce qui n’est certes pas sans poser de questions sur le risque que sa responsabilité puisse être malgré tout mise en jeu au cas où le salarié récalcitrant viendrait à contaminer d’autres salariés», , avocate à la Cour et head of employment chez Linklaters.
Les différentes mesures mises en place dans les sociétés du secteur financier en matière de télétravail et d’accès des sites aux personnes extérieures (par ordre alphabétique):
Aberdeen Standard Investments Luxembourg
>Télétravail: «En ce qui concerne ASI Luxembourg, le personnel a été divisé en deux équipes, équipe rouge/équipe bleue, depuis le 12 mars, avec une rotation bihebdomadaire des équipes. Depuis le 16 mars, tous sont fortement encouragés à travailler à domicile, à moins que des questions critiques pour l’entreprise n’exigent une présence physique dans nos locaux. 88% des salariés travaillent désormais à domicile. Le personnel qui vient sur place fait partie des fonctions de direction, de risk management ou des services techniques.»
>Accès au bâtiment: pas d’information.
Aca (Association des compagnies d’assurance et de réassurance)
>Télétravail: 100% au télétravail depuis le 17 mars.
>Accès au bâtiment: fermé.
AXA Luxembourg
>Télétravail: «Depuis 2018, tous les collaborateurs disposent d’un ordinateur portable, avec une solution complète de téléphonie embarquée, avec utilisation via casque. Après les premières mesures gouvernementales, vendredi 13 mars, nous avons pu mettre tout le monde en télétravail du jour au lendemain. Nous avons aussi augmenté la bande passante de notre système VPN à distance. Nous faisons un suivi quotidien de la situation avec Skype comme outil collaboratif, tout fonctionne bien.»
>Accès au bâtiment: «Nous avons fermé l’accueil physique des personnes extérieures dès lundi 16 mars.»
Banque de Luxembourg
>Télétravail: «Les équipes ont été séparées pour répartir les collaborateurs sur plusieurs sites. Les concertations se font par téléphone ou vidéoconférence, les réunions sont restreintes au strict minimum. Horaires mobiles, télétravail pour les fonctions non critiques et pour les parents d’enfants en dessous de 13 ans en mettant en place toutes les étapes de sécurité et d’identification requises pour garantir la confidentialité des données, déplacements limités, voire interdits, dans les zones à risque, mise en quarantaine si nécessaire et réévaluation quotidienne de la situation avec tous les responsables de métiers.»
>Accès au bâtiment: possible.
BGL BNP Paribas
>Télétravail: «À partir des informations et consignes émises par les autorités sanitaires, nous avons mis en place des règles de précaution pour nos collaborateurs. En fonction de l’évolution de la situation, BGL BNP Paribas met en œuvre différentes solutions afin d’assurer la continuité de ses activités, dont la répartition des équipes sur plusieurs sites et le télétravail.»
>Accès au bâtiment: pas d’information.
Bil
>Télétravail: Les équipes critiques ont été réparties entre différents «sièges back-up» pour préserver du personnel en cas de contamination dans un bâtiment. La banque a aussi étendu les capacités de télétravail, mais en priorité pour les collaborateurs résidents, afin de rester en conformité avec la loi sur la protection des données.
>Accès au bâtiment: pas d’information.
Clearstream
>Télétravail: «Notre infrastructure permet un transfert en douceur vers une solution de travail à domicile pour notre personnel dans le monde entier, que nous avons progressivement augmenté. Techniquement, la plupart de nos fonctions peuvent être effectuées à distance; mais il y a quelques fonctions critiques qui nécessitent une présence sur place. Dans ce cas, nous veillons particulièrement à ce que les équipes soient dans un environnement sûr, et réparties entre les lieux de travail principaux, secondaires et à domicile pour atténuer tout risque de contamination.»
>Accès au bâtiment: fermé aux visiteurs extérieurs. «Nous avons annulé toutes les visites sur place, les événements et les réunions, et nous communiquons sur la nécessité d’une distanciation sociale à l’ensemble du personnel dans le monde entier.»
Deutsche Bank Luxembourg
>Télétravail: «Nous avons introduit des règles obligatoires de travail à domicile pour les employés qui ont passé du temps dans des zones à risque au cours des deux dernières semaines. Nous travaillons sous forme de ‘split operations’. La plupart du personnel travaille à partir de son domicile et y est habitué.»
>Accès au bâtiment: possible, mais limité.
DWS
>Télétravail: «Nous mettons en œuvre une politique de division des équipes à l’échelle mondiale, qui prévoit une rotation de la plupart du personnel entre nos bureaux et le travail à domicile toutes les deux semaines. Nous limitons également les déplacements, les réunions en face à face et la participation aux conférences jusqu’à nouvel ordre.»
>Accès au bâtiment: pas d’information.
EY Luxembourg
>Télétravail: Pas d’obligation, mais la société encourage au maximum le télétravail et essaie de rester un maximum opérationnelle à distance. Des règles de distanciation sociale sont diffusées en interne.
>Accès au bâtiment: pas d’information.
Fidelity International
>Télétravail: «Nous avons mis en place des dispositions pour le travail à domicile. Concernant les fonctions critiques de l’entreprise, pour lesquelles la présence des employés est nécessaire au bureau, une division des équipes est en place.»
>Accès au bâtiment: pas d’information.
Foyer
>Télétravail: «Dès la semaine passée, nous avons réquisitionné notre département DSI pour permettre à un maximum de collaborateurs de pouvoir travailler à distance. Nous avons effectué une commande massive d’ordinateurs portables qui ont pu être configurés et remis à certains de nos collaborateurs en un temps record. À la suite d’un appel au volontariat lancé à nos collègues, nombre d’entre eux ont accepté de travailler depuis leur matériel informatique personnel.
Pour le moment, notre objectif premier est de permettre à chacun de pouvoir travailler depuis son domicile afin de ralentir au maximum les déplacements, les contacts, et donc, nous l’espérons, la propagation du virus.
L’une des inconnues à ce jour ne dépend pas de notre société, mais des différents fournisseurs de réseaux wifi, clef de voûte de toute cette organisation permettant à nos collaborateurs de travailler à distance depuis leur domicile.»
>Accès au bâtiment: «Dès le début de cette semaine et suivant les décisions prises et communiquées par les autorités luxembourgeoises, nous avons pris la décision de fermer notre bâtiment au public.»
ING Luxembourg
>Télétravail: «Nous avons la possibilité de mettre en place des ‘split operations’, de séparer nos employés et de demander à un certain nombre d’entre eux de travailler à distance, souvent depuis leur domicile.»
>Accès au bâtiment: pas d’information.
IQ-EQ
>Télétravail: «En ‘split operations’ dans tous les services, avec un minimum de 50% des employés travaillant à domicile et le reste au bureau. Des horaires de travail flexibles pour les employés qui utilisent les transports publics pour se rendre au bureau, afin de réduire les besoins de déplacement aux heures de pointe. Travail à domicile et isolement immédiat pour tout employé malade, dont le système immunitaire est affaibli ou qui vit avec une personne qui a contracté le virus.
L’équipe technologique de notre groupe a travaillé dur pour qu’un maximum de personnes puissent travailler à domicile en cas de besoin. La sécurité de l’information est une chose que nous prenons extrêmement au sérieux, c’est pourquoi nous avons fait en sorte que notre personnel puisse accéder à distance à ses fichiers et applications numériques sans compromettre la sécurité de notre groupe. Les ordinateurs portables et les appareils sont équipés d’une double authentification pour une sécurité accrue des données, ce qui permet aux personnes de travailler en toute sécurité, comme si elles étaient au bureau.»
>Accès au bâtiment: pas de visiteurs externes dans les bureaux de IQ-EQ, sauf si cela est jugé essentiel.
LPEA (Luxembourg Private Equity & Venture Capital Association)
>Télétravail: «L’ensemble de notre personnel travaille à distance depuis le 16 mars et a commencé à le faire la semaine précédente, dans le cadre de nos dispositions internes visant à offrir une certaine souplesse à notre équipe en termes d’obligations familiales et personnelles. Depuis septembre 2019, nous utilisons Slack pour améliorer les échanges numériques au sein de l’équipe et permettre au personnel de travailler à distance un à deux jours par semaine, moyennant un préavis d’au moins une semaine. Nous sommes maintenant très habitués à utiliser ce type d’outils, de sorte que la communication interne continue de se dérouler sans problème. À partir d’aujourd’hui, nous organisons des appels d’équipe deux fois par semaine pour nous tenir mutuellement au courant et continuer à progresser sur un certain nombre de projets.»
>Accès au bâtiment: fermé.
Luxembourg for Finance
>Télétravail: 100% en télétravail.
>Accès au bâtiment: fermé.
Société Générale Luxembourg
>Télétravail: «Des mesures spécifiques d’hygiène, d’éloignement, de rotation en sous-équipes, ou encore de travail à domicile, le cas échéant, sont en place pour réduire tout risque de contamination. Les déplacements professionnels et les réunions physiques sont suspendus. Une grande partie du personnel travaille à distance, sauf les fonctions critiques, qui nécessitent une présence indispensable sur site. Pour ceux qui viennent sur place, les espaces de travail sont ségrégués, et des sites de repli sont prévus. Le travail à distance est déployé depuis 2017, dans le cadre de l’évolution de nos modes de travail: nous n’avons donc pas eu de souci de mise en place.»
>Accès au bâtiment: limité au strict minimum.
Statec
>Télétravail: «Nous fonctionnons encore avec 50% de l’effectif, qui est présent au bureau – sur un total de 200 personnes. Mais nous allons encore réduire le staff sur place au personnel vraiment essentiel pour pouvoir fonctionner», expliquait le directeur général du Statec, , .
>Accès au bâtiment: pas d’information.