Le principal avantage des communications unifiées est qu’elles permettent de communiquer et de collaborer plus efficacement. Grâce à elles, des personnes qui se trouvent souvent à différents endroits communiquent malgré tout en temps réel et peuvent échanger des informations et des documents. L’efficacité réside dans le fait que les systèmes de communications unifiées regroupent tous les canaux en une interface unique. Dans la pratique, il suffit parfois de vérifier la présence d’un collègue via la présence pour ensuite, d’un simple clic, organiser une conférence audio, vidéo ou web. Cela se traduit par davantage d’efficacité organisationnelle.

Le temps, c’est de l’argent

Le temps est une importante motivation qui justifie le recours aux communications unifiées. Il est question non seulement du temps (et des coûts afférents) économisé en remplaçant certains déplacements par des téléconférences, mais aussi du temps gagné dans la mise en œuvre des processus d’entreprise. Les systèmes de communications unifiées peuvent notamment faire toute la différence dans les entreprises qui travaillent avec des équipes virtuelles, réparties sur divers sites.

Quelle valeur ajoutée les systèmes de communication unifiée peuvent-elles apporter à votre entreprise?

Nous n’avons jamais eu autant de choix parmi différents moyens de communication. Nous appelons, envoyons des mails, des SMS ... Nous chattons, menons des conférences audio, vidéo et via le web… Et nous utilisons, pour ce faire, un large éventail d’appareils parmi lesquels le PC, l’ordinateur portable, la tablette, le téléphone fixe ou le smartphone. Les communications unifiées vous permettent de garder le fil. Les systèmes de communications unifiées compilent toutes les communications sur une plateforme unique et apportent plus d’efficacité, plus de productivité, une meilleure collaboration et de moindres coûts.

Plus simplement, les systèmes de communications unifiées mettent en œuvre une plateforme unique qui regroupe différents canaux de communication: la téléphonie fixe et mobile, l’e-mail et le voicemail, la vidéo, la présence, la messagerie instantanée, la conférence et le partage de documents. Ces différents canaux passent par une interface unique, conçue pour assurer la communication et la collaboration entre les personnes, indépendamment de l’endroit où elles se trouvent (au bureau, en déplacement ou à domicile) et de l’appareil qu’elles utilisent (PC, smartphone, tablette).

Schématiquement, les systèmes de communication unifiée présentent quatre grands avantages:

• une continuité garantie: les systèmes de communications unifiées assurent la continuité de l’entreprise, entre autres grâce à la gestion centralisée des informations de contact, des documents et des copies de sécurité;
• une collaboration améliorée: le contact entre les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les partenaires est garanti en temps réel, indépendamment de l’endroit où se trouvent les personnes;
• un service et une assistance à la clientèle supérieurs: les clients internes et externes entrent plus vite en contact avec l'interlocuteur approprié et reçoivent plus vite une réponse à leurs questions, ce qui se traduit par un niveau supérieur de satisfaction du client;
• une mobilité accrue: vos collaborateurs mobiles sont joignables partout, où qu’ils se trouvent et indépendamment de l’appareil dont ils disposent.

Steria opte pour la solution de Microsoft Lync

Chaque entreprise est différente, et la solution de communications unifiées Lync de Microsoft peut s’adapter à tous les besoins et souhaits concrets des entreprises.

Steria a créé autour de ces outils «la» solution qui apporte une réponse aux attentes spécifiques de ses clients. Nous analysons d’abord la situation en tenant compte des logiciels, équipements, systèmes et terminaux de l’entreprise. Sur la base de cette première analyse, nous dressons un bilan intermédiaire permettant de déterminer les besoins précis des utilisateurs.

Un des risques majeurs dans la mise en œuvre d’un tel projet est la sous-évaluation des défis sur le plan des coûts, de l'intégration et de l'assistance.

Sur base de son expérience, Steria conseille, pour réussir un tel projet, une approche fondée sur trois meilleures pratiques:

• élaborer un business case, en consacrant autant d’attention pour les réductions des coûts, gain de temps et de productivité que pour améliorations en termes d’efficacité et prestation de service;
• faire concorder les besoins business avec les exigences technologiques;
• adopter une approche holistique dans le choix de la solution en tenant compte des besoins actuels, mais aussi des besoins futurs.