Faire connaissance avec ses nouveaux collègues en vidéoconférence, prendre en main les outils de travail par téléphone avec le service IT, appréhender l’organisation et la culture de l’entreprise à distance… Autant de défis à relever pour les personnes qui ont débuté un nouveau poste pendant .
Le premier challenge d’intégration de «newcomers» a d’abord été technique. La Banque européenne d’investissement (BEI) a fait livrer les ordinateurs portables à ses nouveaux employés dans différents pays (jusqu’au Zimbabwe pour l’un de ses stagiaires), car certains n’ont pas eu le temps de déménager au Luxembourg avant le confinement.
«Nous avions jusque-là un badge pour nous connecter à distance. Pour les nouveaux arrivants, cela s’est organisé par téléphone. Nous nous sommes coordonnés avec le service IT pour fournir la liste des personnes à intégrer, les priorités d’accès et les coordonnées personnelles, après accord de celles-ci. Le matériel bureautique a été formaté et envoyé très rapidement», explique Carlos Blanco, head of staffing unit de la BEI.
Société Générale (SG) Luxembourg et EY Luxembourg ont, quant à elles, organisé le retrait du matériel informatique dans leurs locaux, non sans échanges préalables avec les ressources humaines, les managers directs et une prise de rendez-vous avec les équipes IT sur place pour organiser les flux de visites. EY a, par ailleurs, dispensé une petite formation dans son auditorium, assez grand pour respecter la distanciation physique.
Même avec une assistance des services IT, la prise en main des outils à domicile a pu s’avérer complexe pour les nouveaux venus, qui n’ont pas pu faire appel à leurs collègues de bureau pour répondre à certaines petites questions pratiques…
Comme le bâtiment a été décontaminé, les nouveaux venus n’ont pas fait de visite des locaux.
Suivi rapproché
La découverte des bureaux devra aussi attendre: «Comme le bâtiment a été décontaminé, les nouveaux venus n’ont pas fait de visite des locaux», déclare Philippe Perain, directeur des ressources humaines de Société Générale Luxembourg.
Outre le retrait du matériel et la formation à l’utilisation des outils, l’intégration aux équipes a également constitué un autre défi de taille.
«Étant une société de conseil, nous nous distinguons et nous apprenons par le travail en équipe. L’intégration de nouveaux venus constitue donc de ce fait un vrai challenge. Et c’est pour cette raison que nous avons accueilli principalement des personnes expérimentées pendant la période de confinement», souligne , country managing partner d’EY Luxembourg.
Avant d’ajouter: «Comme , le confinement ne fut pas un vrai souci, car nous n’en avons recruté que très peu entre mars et mai – tant mieux, car ils ont besoin d’être davantage accompagnés.» La société d’audit a intégré une trentaine de personnes ces deux derniers mois, et les arrivées prévues en juin ont été décalées à septembre.
Les entreprises ont, par ailleurs, organisé un suivi plus attentif des nouveaux venus pour favoriser leur intégration. «Nous avons mis en place un système d’accompagnement rapproché en petits groupes, avec un superviseur qui appelle chaque groupe chaque jour. Je fais aussi un call par semaine avec les superviseurs, ce qui permet in fine de répondre à toutes les interrogations des collaborateurs», explique Alain Kinsch.
La BEI a, quant à elle, partagé des conseils aux managers pour les aider à gérer les périodes d’essai et les performances de leurs équipes à distance.
Et SG Luxembourg a capitalisé sur son expérience du travail à distance: «Notre avantage a consisté dans le fait que le télétravail est pratiqué depuis 2017. Les managers connaissent donc déjà bien les bonnes pratiques à mettre en œuvre dans ce cadre. Nous faisons beaucoup plus de réunions d’équipe et avec tout le staff, qui sont également importantes pour les nouveaux venus», témoigne Philippe Perain.
«Au final, ils étaient généralement surpris d’être en capacité de commencer à travailler sans problème pendant cette période. De notre côté, nous les avions également rassurés sur le fait qu’ils n’avaient pas l’obligation de venir dans les locaux», précise ce dernier.
Nous avons réorganisé la journée d’intégration à distance, avec des présentations et des interventions en ligne.
Journée d’intégration virtuelle
Les nouveaux venus n’ont pas non plus pu participer à la traditionnelle journée d’intégration, qui a été transformée. «En temps normal, les nouveaux venus participent à une journée entière d’intégration. Nous l’avons de suite réorganisée à distance, avec des présentations et des interventions en ligne. Mais c’est tout de même très différent de la journée d’intégration ‘normale’: les gens osent, par exemple, moins poser de questions», remarque Carlos Blanco.
Une journée qui permettait aussi de favoriser les contacts avec ses pairs. «Lors de la journée d’intégration, une collation était offerte à la mi-journée, ainsi qu’un apéritif en fin de journée, ce qui permettait aussi aux nouveaux arrivants de tisser des liens entre eux et de se créer un premier réseau dans l’entreprise. Il y a une convivialité à réinventer», souligne Carlos Blanco.
SG Luxembourg organise normalement une journée d’accueil avec les différents managers pour transmettre les informations principales. «Nous n’avons pas pu le faire dans les circonstances du travail à distance, mais une journée d’accueil sera prévue pour les personnes recrutées pendant le confinement, une fois que nous serons revenus au bureau», annonce Philippe Perain.
La problématique est la même chez EY: «En temps normal, une semaine d’intégration est organisée à l’étranger en septembre, en plus de quelques semaines au bureau. Cette année, l’intégration va se passer intégralement à Luxembourg, principalement au bureau, en ‘cohortes’ limitant le nombre de participants par session», précise Alain Kinsch.
Le télétravail ne remplace pas le côté humain de l’intégration et de la transmission de savoirs, et c’est pour cette raison que l’intégration des nouvelles recrues est assez compliquée à faire à distance.
Pots de départ avortés
Le manque de contacts humains a finalement été le point noir de ces intégrations de personnel si particulières. «Le plus difficile à gérer demeure l’intégration des ‘newcomers’ dans leurs équipes respectives et la transmission de connaissances et de savoir-faire à distance, même si les managers font du mieux qu’ils peuvent», note Carlos Blanco.
Alain Kinsch confirme: «Les Big Four ont un turnover de personnel plus important que dans d’autres secteurs. Le télétravail ne remplace pas le côté humain de l’intégration et de la transmission de savoirs, et c’est pour cette raison que l’intégration des nouvelles recrues est assez compliquée à faire à distance.»
Si les arrivées se sont poursuivies, les départs aussi, dans une ambiance bien moins festive que d’ordinaire et avec des protocoles également différents. «En ce qui concerne les départs, nous avons dû gérer certaines situations individuelles inhabituelles du fait du Covid-19», signale Carlos Blanco.
Avant de préciser: «Nous avons soutenu financièrement certaines personnes en difficulté, en particulier des stagiaires qui ne pouvaient pas rentrer dans leur pays, et nous avons prolongé les contrats de deux mois.» La BEI a, par ailleurs, organisé le rapatriement de tout le matériel des salariés en partance (ordinateur, téléphone, badge…) par colis postal.
Pots de départ et afterworks arrosés se sont transformés, au mieux, en apéros virtuels. Et les cadeaux de départ attendront: les entreprises ont en effet souhaité éviter tout risque de contamination par une livraison.
«Nous aurons en juillet le , et nous devions faire une grande fête fin juin pour tout le personnel, qui a bien sûr été annulée. Dans le cadre des départs, le côté humain souffre forcément. C’est dommage, mais chacun comprend aisément que notre priorité est la sécurité de nos collaborateurs et de nos clients», déplore Alain Kinsch.