Parce qu’il détermine la première impression que l’on se fait d’une société ou d’un événement, l’accueil constitue un réel enjeu pour toute organisation. Depuis quelques années, ce métier est également soumis à d’importantes évolutions technologiques et sociétales. «Le sourire, la courtoisie, le savoir-faire et le savoir-être sont certes toujours nécessaires mais plus suffisants. Il s’agit désormais de proposer une expérience positive et privilégiée, avec un accueil, une écoute et un accompagnement personnalisés, afin de faciliter au mieux la visite de la clientèle ou du public et le quotidien des collaborateurs», souligne Léa Méhira, Directrice de Samsic Accueil. Ainsi, les fonctions liées à l’accueil peuvent aujourd’hui être élargies pour intégrer, au-delà des missions de réception, des tâches d’assistanat et de secrétariat.
Externaliser pour mieux accueillir vos visiteurs et vos collaborateurs
Face à ces défis, de plus en plus d’entreprises font le choix de confier leurs activités d’accueil, de réception et de conciergerie à un prestataire extérieur. La démarche permet en effet de s’appuyer sur des compétences, une expertise et un suivi spécifiques dans ce domaine et d’améliorer de manière significative les services d’accueil proposés aux visiteurs et collaborateurs. L’externalisation permet aussi à l’entreprise d’être beaucoup plus sereine puisque l’ensemble des missions liées à l’accueil et leur gestion sont prises en charge par le prestataire. Enfin, en confiant les fonctions d’accueil à une société spécialisée, vous définissez précisément le budget annuel qui y est alloué, sans investissement supplémentaire lié par exemple au recrutement ou à la formation.
Dans l’urgence, nous avons su réorganiser les plannings et déployer des réceptionnistes pour des interventions de remplacement, tout en garantissant le respect des mesures sanitaires.
Prestataire de services spécialisés dans ce domaine, faisant partie intégrante de la société Samsic Facility Luxembourg et du Groupe Samsic, Samsic Accueil accompagne les entreprises implantées au Grand-Duché dans tous leurs besoins liés à l’accueil: accueil événementiel, accueil du public, accueil des visiteurs, gestion du courrier, des salles de réunion, responsabilités administratives, conciergerie, etc.
Une approche collaborative
Samsic Accueil se positionne ainsi en véritable partenaire, une collaboration avec ses clients de A à Z. «Nous veillons tout d’abord à étudier de manière minutieuse les attentes et exigences de notre client afin de pouvoir mettre à sa disposition des personnes qualifiées et compétentes pour y répondre. Celles-ci sont recrutées par nos soins, pour notre client conjointement avec lui», explique Léa Méhira. «Nous nous chargeons ensuite de déployer les équipes sur site, de suivre les prestations et leur qualité, de former les équipes en continu pour faire évoluer leurs compétences, d’organiser et gérer les plannings et, de facto, les remplacements prévus ou imprévus.»
Ne vous tracassez plus si votre réceptionniste est malade, Samsic Accueil se charge de tout. Grâce à une offre à la fois globale et flexible tout au long de la collaboration, le prestataire libère l’entreprise de certaines responsabilités et lui permet de se concentrer sur son cœur de métier.
Réactivité et flexibilité
En collaborant avec Samsic Accueil, l’organisation bénéficie aussi des différentes expertises d’un groupe qui axe son développement sur l’anticipation des besoins et l’adaptation aux changements. Une vision qui a particulièrement porté ses fruits dans la gestion de la crise sanitaire actuelle.
La pandémie de coronavirus pousse en effet les entreprises à repenser leur mode d’accueil, à mettre en place les protections adéquates ou encore à renforcer le personnel à la réception. «Il a fallu faire preuve de réactivité et de bienveillance durant cette période», précise Léa Méhira. «Dans l’urgence, nous avons su réorganiser les plannings et déployer des réceptionnistes pour des interventions de remplacement, tout en garantissant le respect des mesures sanitaires. Nous nous adaptons sans cesse et nous nous montrons réactifs face aux situations imprévisibles.»
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