La digitalisation à l’œuvre au sein de l’ensemble des secteurs d’activité touche la plupart des fonctions. Avec l’émergence de l’intelligence artificielle, il est à présent possible d’automatiser les tâches les plus répétitives auxquelles se livrent quotidiennement certains professionnels. À la clé, des gains d’efficacité et la possibilité, grâce au temps épargné, de se consacrer à des missions à plus haute valeur ajoutée.
Les comptables, dont le rôle est précieux dans toutes les entreprises, peuvent désormais eux aussi compter sur des solutions digitales qui, plus que de les seconder, sont de nature à modifier profondément leur métier. «Aujourd’hui, nous avons la possibilité de transformer la fonction de comptable, affirme Sébastien Michels, Senior Sales Engineer & Partner au sein d’Easi, société spécialisée dans la digitalisation des départements financiers. Avec les capacités techniques actuelles – comme l’OCR (Optical Character Recognition) et l’intelligence artificielle –, on peut automatiser l’ensemble du cycle de gestion des achats, de la commande jusqu’au paiement, et bénéficier de fonctions de comptabilité avancées.»
Les comptables, dont le rôle est précieux dans toutes les entreprises, peuvent désormais eux aussi compter sur des solutions digitales.
Conseiller plutôt que contrôler
La solution Adfinity développée par Easi assure ainsi ces fonctions de façon automatisée, le comptable ne devant intervenir «manuellement» que de façon épisodique. Ce dernier dispose d’un dashboard digital sur lequel il peut consulter l’ensemble des factures électroniques entrantes et sortantes, qui sont intégrées automatiquement dans l’outil en différents formats. L’approbation digitale disponible sur Adfinity facilite encore plus la gestion des achats et des stocks. Enfin, le comptable dispose d’une vue globale sur la santé financière de l’entreprise, grâce à des analyses et rapports financiers approfondis fournis par la solution.
«Ces possibilités font du comptable moins un contrôleur qu’un superviseur et un conseiller, poursuit Sébastien Michels. Il peut désormais offrir une réelle plus-value à l’entreprise en consacrant le temps gagné à analyser plus finement sa situation financière et à fournir des conseils stratégiques, un aspect également très utile aux managers financiers.»
Maîtriser parfaitement l’outil
L’enjeu de la mise en place d’un tel outil en entreprise est toutefois toujours de parvenir à intégrer la solution de façon optimale, pour qu’elle puisse délivrer l’ensemble de ses capacités et apporter la plus-value attendue. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de former les collaborateurs pour les rendre parfaitement maîtres de la plateforme. «Nous ne lésinons pas sur la formation en proposant d’abord une session ex cathedra dans nos locaux, avec un support écrit, qui donne aux futurs utilisateurs l’ensemble des informations utiles par rapport au logiciel. Ensuite, nous organisons des modules plus pratiques, au cours desquels ils doivent manipuler eux-mêmes l’outil et réaliser des tâches spécifiques. À la fin de la mise en place, les clients doivent être des experts de la solution, comprendre l’ensemble du système», détaille Marie Payet, Project Coordinator & Partner chez Easi. Cette maîtrise permet aussi de rassurer. «Nous voulons éviter qu’Adfinity devienne une boîte noire où des choses se passent sans qu’on les comprenne. La solution doit permettre de gagner du temps, pas être une source d’inquiétudes», ajoute la Project Coordinator.
Coller aux besoins du métier
Mais avant même de se lancer dans cette mission pédagogique, il faut d’abord parvenir à développer un outil digital qui colle parfaitement aux besoins du métier. «Nos équipes sont pour la plupart issues de ce secteur. Elles ont souvent un background plus business qu’IT, indique Sébastien Michels. Cette expertise financière nous permet de comprendre la réalité quotidienne du client, et de construire la solution avec lui en la paramétrant sur mesure.»
Si la mise en place d’outils d’automatisation de la comptabilité a un coût, elle offre aux entreprises d’une certaine taille un réel avantage compétitif.
Si la mise en place d’outils d’automatisation de la comptabilité a un coût, elle offre aux entreprises d’une certaine taille un réel avantage compétitif, non seulement en termes de business, mais aussi de recrutement. «Nous sommes tous confrontés à des difficultés de recrutement. Les comptables sont eux aussi de plus en plus difficiles à trouver sur le marché de l’emploi. En leur fournissant une solution qui leur permet de se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée, toute entreprise peut renforcer son pouvoir d’attraction vis-à-vis de ces profils», conclut Sébastien.