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Accélérer le rapprochement intercompagnie



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Accélérer le rapprochement intercompagnie. (Photo: Sigma Conso)

La réconciliation des transactions intercompagnies est une opération fastidieuse et consommatrice de temps qui constitue encore trop souvent un frein au fast close. Pourquoi passer du temps à réconcilier des transactions déjà en accord, ce qui représente la majorité des cas, alors que le véritable problème est d’expliquer les écarts? Cette étape est essentielle et fait l’objet de contrôles exhaustifs lors du processus d’audit.

Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour automatiser et accélérer le rapprochement des comptes réciproques?

Cela passe par deux étapes: l’amélioration des processus internes et l’innovation technologique.

1. L’amélioration des processus internes

Pour une gestion stricte des relations intragroupes, nous vous conseillons de mettre en place les actions suivantes:

• La fixation d’un taux de change unique par devise à l’intérieur du groupe;

• L’automatisation de la réconciliation des opérations inter-entités;

• Un calendrier strict des comptabilisations des transactions intragroupes;

• Un rapprochement et une régularisation des écarts dans le mois;

• Un traitement des litiges en amont dans les dispositifs généraux de ventes et d’achats;

• Une amélioration des systèmes de reporting et de consolidation pour faciliter l’identification et le traitement des flux directement entre les filiales.

Accompagner ces bonnes pratiques de la mise en place d’un logiciel pour automatiser le rapprochement des intercos permettra un gain de temps significatif.

2. L’innovation technologique

S’agissant d’un processus chronophage et répétitif, il semble évident de vouloir l’automatiser.

C’est ce que permettent:

• Les logiciels de consolidation, en offrant une fonctionnalité de rapprochement automatique en central des soldes intercos, parfois jusqu’au solde en devise, la résolution des écarts s’effectuant hors outil;

• Et les outils dédiés et collaboratifs, browser-based par essence, qui permettent la réconciliation au niveau de la facture ou de la transaction, offrant ainsi l’avantage de pouvoir tracer les écarts très aisément.

Sans ces outils, la résolution des écarts passe par l’échange de fichiers Excel entre vendeurs et acheteurs, des démarches d’alignement sur le vendeur, ce qui prend un temps précieux à la fois pour les entités et les auditeurs, et nuit à la qualité de l’information financière.

Sigma Conso propose un portail collaboratif, Sigma Conso Intercompany, se situant à la périphérie des applications comptables locales, qui collecte automatiquement les transactions intragroupes, effectue un lettrage pour les rapprocher automatiquement – cela concerne souvent plus de 90% des transactions – et aide à résoudre ou justifier les écarts restants. L’outil offre la possibilité de joindre des pièces justificatives, d’échanger des commentaires, permettant l’audit du processus, et génère également les écritures de retraitement à destination du logiciel de consolidation, quel qu’il soit.

Nos clients gagnent ainsi en moyenne entre 2 et 4 semaines sur leur clôture annuelle, tout en améliorant la qualité de l’ensemble de leur information financière.

L’audit en est réduit considérablement, ce qui permet d’en diminuer le coût.

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