En interfaçant les divers outils métiers avec un logiciel RH performant placé au cœur de l’environnement système, on peut éviter la duplication de l’information et réduire les risques d’erreur, mais surtout considérablement améliorer les processus de l’entreprise dans leur ensemble.
La gestion de l’information en entreprise n’est jamais une mince affaire. Dans la plupart des organisations, une multitude d’outils doivent s’appuyer sur des données qui touchent directement aux salariés. «Des applications métiers, des systèmes de badgeuses ou de pointage, le logiciel de planification, la comptabilité s’appuient généralement sur des données personnelles, explique Pascal Robert, CEO de Microtis. Pour assurer le bon fonctionnement de chaque outil, des îlots d’informations se multiplient, avec de la redondance ci et là, rendant difficile une gestion cohérente de l’information.»
Interfacer pour mieux placer la donnée au service du métier
Dans la plupart des cas cependant, l’information RH peut directement être mise au service de l’ensemble des procédures, pour mieux servir l’ensemble des fonctions présentes dans l’organisation. «En travaillant au départ d’une base de données unique, centralisée, on garantit que tous les outils s’appuient sur des éléments à jour. Un des enjeux aujourd’hui est donc d’interfacer l’ensemble des systèmes avec le logiciel RH, centre névralgique de l’environnement système, pour permettre une gestion plus efficiente et cohérente de l’information, souligne Pascal Robert. À travers cet interfaçage, chaque système va pouvoir récupérer l’information à intervalles réguliers, en fonction des besoins, pour garantir un fonctionnement sur une donnée à jour en permanence. À l’inverse, il sera possible de faire remonter des données depuis les différents systèmes vers l’outil RH, dans une logique d’automatisation accrue des procédures.» Par exemple, l’outil de pointage va pouvoir faire remonter l’information relative à la présence des salariés, pour la comptabilisation des heures supplémentaires dans le calcul des salaires.
GDPR: garantir une meilleure gouvernance de la donnée
«Dans le contexte de l’application du Règlement général sur la Protection des Données personnelles, positionner l’information RH au cœur d’un écosystème de logiciels permet une meilleure gestion et gouvernance des données, poursuit Pascal Robert. La donnée est conservée et modifiée en un seul point. Elle peut donc être facilement retrouvée à la demande d’un employé, ou encore supprimée par la mise en place de procédures automatiques définies en fonction de la réglementation en vigueur.»
Une donnée unique pour déléguer plus facilement les tâches
Parce que la donnée RH sous-tend la plupart des procédures, elle se positionne dès lors naturellement au cœur de l’entreprise. Si les responsables RH veillent à la bonne gouvernance des informations, la gestion des données peut être plus facilement déléguée. «Chaque employé, à travers un portail RH peut directement mettre à jour la donnée le concernant, dans le contexte d’un changement d’adresse ou la modification du statut familial par exemple, précise Pascal Robert. Grâce à une base de données centralisée, interfacée correctement avec l’ensemble des logiciels, on s’assure automatiquement de l’exactitude de la donnée utilisée.» Il devient alors aussi plus facile de décentraliser certaines tâches RH, comme la distribution électronique des fiches de paie, la gestion des autorisations à diverses ressources ou toute autre fonction qui s’appuie sur ces données, le tout en s’assurant qu’il n’y aura aucun risque d’erreur.
Toujours plus de fonctionnalités enrichies autour des RH
Microtis, société spécialisée dans la digitalisation de la fonction RH, a conçu le développement de son logiciel Gesper et de ses différents modules selon cette logique. «La volonté est de permettre aux responsables RH de gagner en efficacité grâce à une meilleure gestion d’information et de nouvelles possibilités d’automatisation, explique Pascal Robert. Nous avons développé une série d’outils complémentaires, pour le calcul des salaires, le suivi du recrutement et de la formation ou encore des évaluations et des timesheets… L’ensemble est organisé autour d’une seule et unique base de données, elle-même associée à un portail RH. Pour toutes les fonctionnalités que nous ne développons pas directement, comme par exemple des outils de badging ou de gestion des présences, nous établissons des partenariats en facilitant l’interfaçage de solutions extérieures avec notre système. De cette manière, nous pouvons permettre aux responsables RH de mieux soutenir le développement de l’entreprise et les métiers au sein de l’organisation.»
À l’heure où les outils numériques se multiplient, l’interfaçage des solutions autour d’un outil RH efficace permet de toujours faire plus et mieux au départ d’une donnée unique et bien gérée.
