Le digital permet aux gestionnaires RH de gérer anticipativement les changements et de modéliser préalablement leurs impacts sur l’organisation. Un logiciel RH qui intègre la dimension temporelle permet une meilleure gestion des événements à venir mais aussi un meilleur usage de l’historique.
La vie dans l’entreprise est rythmée par de nombreuses évolutions. Au quotidien, les gestionnaires des ressources humaines sont amenés à intégrer une multitude de changements structurels, organisationnels ou réglementaires. «L’arrivée ou le départ d’un collaborateur implique des démarches administratives. Des salariés sont régulièrement appelés à changer de fonction, de service, de département. Le temps de travail de chacun peut évoluer, passant d’un temps plein à un temps partiel par exemple. Le cycle de travail lui-même n’est pas immuable», explique Christel Marguillard, HRIS Director au sein de Microtis.«En matière de gestion de carrière aussi, des évolutions de fonction ou de barème peuvent être inscrites dans des conventions collectives. Tout comme un saut d’index, ces changements impliquent d’appliquer des modifications en matière de calcul des salaires.»
Des solutions qui intègrent la dimension temporelle
Pour les RH, le suivi administratif de toutes ces évolutions peut constituer une masse de travail conséquente, particulièrement si plusieurs changements interviennent sur une même période. Chacune des modifications, liée à une date de valeur, doit intervenir à un moment précis. «On comprend tout l’intérêt pour un responsable RH de pouvoir anticiper au maximum les changements annoncés», poursuit Christel Marguillard. «Dans cette perspective, la technologie peut soutenir les responsables RH dans la gestion des événements à venir. Une solution digitale de gestion des ressources humaines doit permettre une meilleure maîtrise du temps et offrir des fonctionnalités de programmation des changements prévisibles. En anticipant les événements futurs, avec les possibilités offertes par l’automatisation, le gestionnaire RH gagnera en efficacité, pourra plus facilement gérer les imprévus, évitera de devoir tout mener au dernier moment et réduira les risques d’erreur administrative ou d’oubli.» Dès qu’il reçoit une information, un gestionnaire RH doit être en mesure de programmer le changement à la date prévue pour une exécution automatique des modifications.
Anticiper pour mieux appréhender l’avenir
Anticiper les changements permet en outre de mieux évaluer leurs impacts sur l’organisation. «Une fois la modification programmée dans un système de gestion RH comme la suite Gesper de Microtis, il est possible d’obtenir des rapports sur la situation après l’entrée vigueur du changement», poursuit Christel Marguillard. Le gestionnaire RH se voit dès lors doté de l’exceptionnelle capacité de voyager dans le temps. «Au niveau de la gestion générale de l’entreprise, on peut plus finement observer comment va évoluer l’effectif de l’entreprise en tenant compte de tous les paramètres, comme l’arrivée de nouvelles recrues ou encore des départs pour congé parental par exemple. Il est aussi possible de rendre plus facilement compte de l’évolution des coûts salariaux et donc d’ajuster au plus près un budget.»
Une information fiable, qui tient compte des changements à venir
La direction, les managers, mais aussi les collaborateurs peuvent s’appuyer sur une information beaucoup plus fiable. «Prenons l’exemple d’un salarié qui va modifier son temps de travail et qui souhaite anticiper la pose de ses congés. Au moment où le gestionnaire RH va enregistrer cette évolution dans le futur, le logiciel va automatiquement recalculer les droits à congé. Le salarié pourra donc poser ses congés en tenant compte de ses nouveaux droits», précise Christel Marguillard.
Voyager dans le futur, retourner dans le passé
Avec de telles solutions informatiques RH, si le gestionnaire peut mieux appréhender le futur, il a aussi la possibilité de plus facilement voyager dans le passé. «Une solution digitale qui intègre la dimension temporelle permet de parcourir une ligne du temps pour mieux envisager la gestion de l’entreprise dans son ensemble. S’il est possible d’anticiper les événements à venir, chacun d’eux étant associé à une date de valeur, on peut aussi facilement retrouver les informations relatives à une situation passée. Tout est historisé. On peut donc retourner en arrière pour établir une photographie de l’entreprise à un moment donné», explique Christel Marguillard.
Renforcer la position de Business Partner de la fonction RH
Le logiciel RH offrant de telles possibilités devient un outil intéressant de support à la gestion. Le responsable des ressources humaines gagne en proactivité et en justesse dans ses réponses données aux utilisateurs. Il peut plus facilement se positionner en réel HR Business Partner vis-à-vis du management.
